Inicio Tecnología 2017 4 Pasos de la integración para superar la tormenta económica

4 Pasos de la integración para superar la tormenta económica

Según la Sociedad Internacional de Automatización (ISA), sólo con automatizar un proceso la eficacia aumenta entre un 1% y 2% anualmente; y si además se mejora con información en tiempo real, se puede lograr hasta un 5%.

Incluso de las épocas más difíciles se pueden sacar cosas positivas. Los momentos complicados de la economía nos obligan a centrar nuestros esfuerzos en las prácticas básicas de nuestro negocio, hacen que prestemos atención a lo que solemos pasar por alto en periodos de expansión, por ejemplo, mejorar la eficacia, reducir costos y mejorar estrategias.

La clave para llevar mejor la crisis no es el hastío y la aprehensión, sino la planificación y la toma de decisiones con fundamento, las malas rachas no duran para siempre. Un poco de planificación y previsión ahora, podrá dar resultados visibles cuando la economía comience su inevitable ciclo de recuperación. Aquí es donde entra en juego la integración.

Aunque las empresas están implementando medidas rígidas para recortar costos, en realidad muchas están aumentando el gasto en proyectos de integración y tecnologías relacionadas, y hacen bien en aumentar precisamente ese gasto, ya que con un plan de integración correcto y el software adecuado, las empresas pueden ser más eficaces, reducir gastos, además de mejorar y acelerar los procesos principales.

Durante la última recesión económica, un estudio realizado por reconocidos analistas de la firma Yankee Group, destacaba que las empresas no habían dejado de hacer énfasis en la integración. A pesar del mal clima económico que hemos sufrido desde hace cinco o seis años, han aumentado los presupuestos asignados a proyectos que permitan compartir la información entre socios, clientes y proveedores, así como automatizar las sofisticadas transacciones de alto nivel, tanto dentro como fuera de la empresa. En la actualidad, sigue siendo igual de válido. ¿Qué puede hacer la integración para su empresa en estos tiempos difíciles?

Information Builders, empresa dedicada a la Inteligencia de Negocios, explica cuatro métodos básicos de integración para que su empresa obtenga mejores resultados en épocas de recesión económica:

1. Fomentar la eficacia del personal

Los proyectos de integración a escala empresarial suelen ser complejos y tediosos, requieren gran cantidad de infraestructura, así como la dedicación de distintos tipos de programadores y asistentes ejecutivos, sin embargo, muchas actividades importantes se pueden simplificar simplemente conectando varios de los sistemas separados.

Si la implementación se lleva a cabo con interfases de nivel de empresa y técnicas orientadas a servicios, estos proyectos sencillos pueden afectar positivamente al negocio a corto plazo y sentar las bases de proyectos de integración más complejos y de mayor envergadura en el futuro.

Por ejemplo, una de las empresas cosméticas más grandes y conocidas del mundo, eligió el software de integración para satisfacer sus necesidades inmediatas y sentar las bases de una implantación efectiva de su estrategia SOA planificada. La compra por parte de otra gran compañía le exigía que la empresa integrase rápidamente diversos sistemas desarticulados y repartidos por toda la geografía para poder realizar pedidos, tareas de logística, distribución y otras operaciones clave de la Cadena de Suministro.

Gracias al uso de un innovador software de integración, pudo lograr la integración total de sus sedes en todo el mundo y de las operaciones de almacén en sólo siete meses, y sin necesidad de redactar código alguno. Una ventaja añadida es que ahora está totalmente preparada para tecnologías SOA y dispone de la infraestructura y componentes reutilizables necesarios para poder acceder rápida y fácilmente a un verdadero entorno empresarial SOA.

Otra posibilidad es ofrecer a los usuarios la oportunidad de obtener información en tiempo real a partir de un origen de datos al que antes era complicado acceder, como resultado, la productividad aumentará gracias a la toma de decisiones “sobre la marcha” en toda la empresa.

De hecho, según la Sociedad Internacional de Automatización (ISA), sólo con automatizar un proceso, la eficacia aumenta entre un 1% y 2% anualmente; y si además de automatizar el proceso, se mejora con información en tiempo real, se puede lograr un aumento de la productividad entre un 3% y 5% anualmente.

Es posible incluso tomar un formulario “huérfano” de su sitio Web (uno que requiera gran cantidad de claves) y conectarlo directamente a la aplicación que almacena la información que se obtiene de él. También es posible publicar el formulario completado como un evento de información para que al menos otra aplicación pueda utilizarlo. Esto mejorará la eficacia de los trabajadores, ya que se elimina la introducción manual de datos y aumenta la precisión de la información al reducirse la posibilidad de errores humanos.

2. Reducir los gastos de consultoría
Durante una recesión, muchas empresas asumen que “recortar costos” equivale a reducir personal, los consultores suelen ser los primeros de la lista, ya que sus honorarios son demasiado elevados para sostenerse en tiempos de crisis. El software de integración puede aliviar la carga y dejar que el personal de TI sea más autosuficiente en cuanto a su involucración en proyectos de integración.

El software de integración automatiza muchas funciones habituales y repetitivas, evitando así que las empresas deban empezar de cero cada vez que tienen una iniciativa, lo que reduce la dependencia de recursos de consultoría de terceros y, a su vez, compensa el costo inicial del software; con el tiempo, habrá ahorrado dinero, ya que su equipo podrá llevar a cabo pequeños proyectos de integración sin los gastos de subcontratación asociados.

3. Aplazar proyectos ERP

Las ventajas del ERP (Planeación de Recursos Empresariales) son claras, la idea es automatizar y simplificar las actividades principales, consolidar datos y mejorar la visibilidad de las operaciones clave mediante informes mejorados. Ahora bien, si no sobra el dinero, tal vez no sea el momento de comprar licencias carísimas, encargar consultorías y pagar gastos de mantenimiento asociados a las nuevas implementaciones de módulos ERP o actualizar a nuevas versiones.

Un estudio de AMR Research concluye que el costo medio de una expansión ERP puede ascender en total a más de 2 millones de dólares. Además, Meta Group calcula que el índice de errores en proyectos ERP suele rondar el 70%. No obstante, muchas de las ventajas de un sistema ERP se pueden lograr poco a poco implementando proyectos de integración a pequeña escala.

Con un software de integración a buen precio y una planificación pormenorizada con entregas programadas, su empresa puede lograr el mismo crecimiento de procesos, gestión de datos, acceso, creación de informes y análisis sin asumir precios tan elevados ni amenazas de errores en el proyecto.

Otro ejemplo: una compañía mundial en construcción de sistemas de acero, necesitaba lograr una visibilidad más precisa en su inventario gestionado por PeopleSoft. En vez de dedicar sus recursos humanos y financieros a la tarea compleja y tediosa de expandir su entorno PeopleSoft, la empresa recurrió al software de integración para establecer fácilmente una arquitectura de integración basada en servicios que rellenó a la perfección el espacio entre los sistemas PeopleSoft y las aplicaciones .NET personalizadas, esto ayudó a la empresa a controlar todo su inventario en tiempo real y facilitar los procesos de ventas.¿El resultado? Mayor flujo de dinero y mayor calidad y precisión.

4. Evitar implementaciones complejas de BPM

La implementación y la gestión de herramientas de Administración de Procesos Empresariales (BPM, por sus siglas en inglés) puede absorber muchos recursos humanos y financieros (y en épocas de recesión, ninguno de los dos sobra). Además, las estrategias BPM suelen requerir la existencia de unas bases sólidas en forma de servicios de nivel empresarial.

Un artículo, escrito por Mark Cooper y Paul Patterson de The Athens Group, sitúa el costo medio de un proyecto BPM entre aproximadamente 330,000 y 660,000 dólares. Los autores también llaman la atención sobre un abanico de costos ocultos, entre los que se incluyen las tasas de licencias para entornos de desarrollo y de pruebas, la compra de la aplicación y los servidores de las bases de datos, los costos de personal interno y los gastos de formación.

Sin embargo, como medida transitoria, su empresa puede optar por implementar sólo uno de los servicios empresariales y no todo un sistema BPM; estos servicios pueden ser utilizados por el software de integración existente, y también por las aplicaciones actuales (locales o agregadas), los portales y dashboards, el Business Intelligence, los entornos de creación de informes y otras tecnologías, sin que ello suponga invertir sumas considerables de dinero en suites BPM.

Este enfoque no sólo logra aumentar drásticamente la eficacia y la agilidad a corto plazo, sino que también acelerará su implementación de BPM en el futuro, cuando la economía mejore y disponga de los recursos necesarios para lanzarse a una iniciativa BPM.

Comprar a sus competidores

En épocas de crisis, se abre una brecha entre las empresas fuertes y las débiles. Algunas empresas se convierten en blanco de adquisiciones y las sobrevivientes logran dominar los mercados; si se utilizan las tecnologías de integración de forma eficiente, se puede conservar una empresa a salvo y estar en posición de comprar aquellos competidores (a muy buen precio) que no lograron superar la recesión. Una vez finalizada la compra, necesitará unir sin problemas los distintos sistemas de ambas empresas. Esta tarea se puede llevar a cabo perfectamente y con rapidez gracias al software de integración que acaba de implantar.

Convertir los arreglos rápidos en una infraestructura de crecimiento
Muchos podrían considerar los escenarios de integración destacados en este documento como arreglos rápidos. No obstante, el término “arreglo rápido” no se aplica necesariamente aquí. Implantar un paquete de software de integración como iWay es mucho más que “vendar una herida”. En realidad, la mayoría de los proyectos de integración de éxito comienzan como transacciones más pequeñas y evolucionan hasta llegar a procesos de alto nivel.

Encargarse de las necesidades inmediatas, más a pequeña escala, evitando el uso de tecnologías patentadas y garantizando que las interfaces estén diseñadas de forma sencilla para que todos los usuarios de la empresa puedan utilizarlas, sin duda facilitará la incorporación de las soluciones existentes (sin necesidad de “eliminar y sustituir”) en los nuevos proyectos que lleguen cuando mejore la situación.

“Muchas empresas ven la integración como una serie de proyectos enormes y complicados que exigen muchos recursos y multitud de herramientas de distintos proveedores. Sin embargo, a través de pequeños proyectos delimitados y estratégicamente planificados puede lograr beneficios inmediatos y crear un valor fiable a corto plazo (especialmente durante periodos de crisis económica), al tiempo que se prepara para seguir obteniendo buenos resultados cuando lleguen los días de crecimiento y expansión”, declara José María García Soto Vicepresidente de la Región Sur de Information Builders.

La economía va mal, el flujo de dinero se ha reducido y los beneficios descienden; lo crea o no, es el mejor momento para invertir sus recursos en la búsqueda e implementación de métodos que puedan mejorar las operaciones clave de su negocio. Esto no sólo reducirá los efectos negativos de la recesión, sino que también le situará en una posición privilegiada cuando pase la tormenta y el mercado empiece a mejorar.

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