Ante el repunte de casos de influenza A H1N1, las empresas buscan planes para seguir operandoAl inicio de septiembre pasado se contabilizó la cifra más alta de casos nuevos de influenza: 598 en un solo día¿Cómo reaccionarías si alguno de tus centros de negocio estuviera en el epicentro de una pandemia?
El error más grande que las compañías pueden cometer es hacer caso omiso ante una pandemia u otros desastres, pensando que la operación de la empresa será inmune. De otra manera, si se vislumbra un paro, se podrían anticipar a permitir a los empleados el teletrabajo. De esa forma, ellos no tendrán un programa casual, sin planeación ni seguridad, comenzando con pánico en automático.
Eso quiere decir que la empresa se encontraría en un predicamento, pero no todo está perdido. El primer paso es preguntar a los empleados que trabajan informalmente a distancia, sobre las herramientas que han venido utilizando. “Entonces habrá menos fricción con la adopción, porque estás hablando con gente que usará las herramientas. Ellos incluso podrían estar utilizando herramientas sobre las cuales no se tenga conocimiento”, explicó Carlos Mondragón, Director General de Dimension Data México.
Entonces, vamos hacia una solución totalmente lista para usar, de una compañía que te puede ayudar a instalar el programa de teletrabajo por completo, candados de seguridad y notificaciones incluidas.
La lista de lo “esencial”
¿Cuáles son las herramientas básicas para lanzar un programa de teletrabajo sin importar que exista una pandemia? Aquí están las «esenciales», recomendadas por Dimension Data:
Computadoras portátiles de la empresa: con el propósito de tener mayor seguridad y evitar los virus, asignar una máquina para cada trabajador. Se pueden equipar con cámaras de video o comprar modelos con cámara incluidaRedes Virtuales Privadas (VPNs por sus siglas en inglés): Estos son túneles seguros con los que las computadoras a remoto se conectan a “la central”, y a través de las cuales los datos pueden pasar de forma segura Software de documentos compartidos: Los pequeños negocios deberían revisar los programas disponibles en la red y buscar alguno que permita que la gente en distintos lugares, pueda compartir documentos simultáneamenteSitios de redes sociales: Por razones de propiedad intelectual, evitar sitios como blogs pero invertir en sitios con programas similares para negocios
Sobre todo, “asegurarse de probar y estresar el sistema antes de aventurarse en el teletrabajo para poder canalizar cualquier tema de conectividad con anticipación”, previene Carlos Mondragón.
“Verdaderamente, recomendamos que comiencen con sus planes de teletrabajo tan pronto como les sea posible, para tener oportunidad de poner a prueba su infraestructura y a su vez la tecnología. Se trata de planear y asegurarse de tener todo en orden para soportar el ambiente remoto”, finalizó Carlos Mondragón.
Dimension Data enfrentó recientemente el problema de la influenza AH1N1 con la pandemia que se desató en la Ciudad de México hace algunos meses, donde tiene más de 30 colaboradores trabajando en sus oficinas. “Ya que la corporación ha sido pionera en teletrabajo, la continuidad del negocio era una realidad ya conocida de antemano”, comentó Mondragón.
Y así fue, el 90% de los empleados de Dimension Data México trabajaba desde casa durante la contingencia sanitaria. Durante la primera semana de mayo, cuando el paro de labores era la noticia principal en todos los encabezados, Dimension Data trabajaba de forma normal. Pero no fue sólo porque el teletrabajo estuviera ya instalado en casa, sino que fue resultado de “una fuerte cultura corporativa” que se enfatiza en la “integridad y respeto por el individuo”, señaló Mondragón. Gracias a esas medidas, nadie en la compañía contrajo el virus.
“Nuestros empleados trabajan muy duro y son muy entregados. No tenemos problemas con gente que no esté haciendo su trabajo, y es por la flexibilidad que se les da”, dijo Carlos, añadiendo que por el contrario, continuamente se reconoce a la gente por trabajar tan duro.
El teletrabajo realmente funciona
“Ellos lo sobrecompensaron”, dijo Mondragón. ”Nuestro equipo valora la habilidad de telecomunicarse y lo demostraron con su trabajo”.
Sin duda alguna, el teletrabajo se ha convertido en una necesidad para muchos empresarios del Siglo 21, no sólo en los EEUU, sino en el mundo entero, con eventos como el del 11 de septiembre, el Huracán Katrina y la gripe aviar en el Sureste de Asia. La razón más grande para implementar políticas de teletrabajo el día de hoy, es el rebrote de la influenza AH1N1, concluyen los expertos en recursos humanos y TI.
Pero, ¿existen ya suficientes compañías que instituyan esta práctica? En EEUU el gobierno federal es un barómetro del crecimiento de la popularidad del teletrabajo: el 60% de las dependencias federales integraron el teletrabajo en 2007. Sólo el 7.6% de los empleados elegidos han tomado ventaja de eso.
Para las empresas en México es crítico tener mejor administración de recursos; lo están adoptando mayormente la industria manufacturera y el sector gobierno, con estas soluciones se reduce 20% anual de gastos en viajes. Otro de los beneficios es la mejor interacción entre empleados y clientes, pues de manera centralizada es posible atender a más usuarios. Además de ser una empresa responsable para con sus empleados y la sociedad, utilizando las soluciones de trabajo remoto como medida preventiva y de apoyo para combatir el rebrote de la influenza.
Existen infinidad de programas y aplicaciones que pueden ayudar a monitorear el trabajo en la computadora. Mondragón comenta que las compañías pueden emplear simplemente el sentido común de las prácticas de recursos humanos para saber si alguien está holgazaneando en casa.
“Puedes saber rápidamente si alguien está trabajando o no. Nada va a suceder, y tú sabrás que no estaban haciendo su trabajo”. También puedes saber a través de la tecnología, si por ejemplo estaban disponibles en línea. Con nuestro software (el paquete de Comunicaciones Unificadas de Dimension Data), si una persona se muestra en “verde” y tú los llamas pero no responden, puedes suponer que no este al pendiente. Pero todo se basa en la confianza”, dijo Mondragón.
