La factura electrónica por fin se consolida en México

Por Mundo Contact | 4 febrero 2011 | Tecnología

Este mecanismo busca reducir los costos por facturación hasta en un 85%, además de simplificar los procesos administrativos, disminuir el uso de papel y mejorar el servicio al cliente, entre otros beneficios

Pasaron exactamente cinco años para que la factura electrónica o comprobante fiscal se consolidara finalmente en México. La desconfianza y la falta de conocimiento por parte de las empresas para utilizar dicho método rezagaron este servicio que reduce costos hasta en 80% para quien emite estos comprobantes fiscales y 85% para quien los recibe. Es decir, si una factura en papel cuesta 162 pesos, la digital tiene un valor de entre 24 y 34 pesos.

De acuerdo con el Servicio de Administración Tributaria (SAT), a partir del primero de enero es obligatorio realizar facturas electrónicas para aquellos contribuyentes que en su declaración de 2009 reportaron ingresos superiores a cuatro millones de pesos. Quienes efectúen operaciones hasta por dos mil pesos, todavía podrán usar factura de papel.

Consulta el artículo completo en el número más reciente de la Revista Mundo Contact.

La factura electrónica por fin se consolida en México

Por Mundo Contact | 1 enero 2011 | Articulos, Tecnología

Revista Mundo-Contact

   

La factura electrónica por fin se consolida en México

Este mecanismo busca reducir los costos por facturación hasta en un 85%, además de simplificar los procesos administrativos, disminuir el uso de papel y mejorar el servicio al cliente, entre otros beneficios

Dalia de Paz

Pasaron exactamente cinco años para que la factura electrónica o comprobante fiscal se consolidara finalmente en México. La desconfianza y la falta de conocimiento por parte de las empresas para utilizar dicho método rezagaron este servicio que reduce costos hasta en 80% para quien emite estos comprobantes fiscales y 85% para quien los recibe. Es decir, si una factura en papel cuesta 162 pesos, la digital tiene un valor de entre 24 y 34 pesos.

De acuerdo con el Servicio de Administración Tributaria (SAT), a partir del primero de enero es obligatorio realizar facturas electrónicas para aquellos contribuyentes que en su declaración de 2009 reportaron ingresos superiores a cuatro millones de pesos. Quienes efectúen operaciones hasta por dos mil pesos, todavía podrán usar factura de papel.

Rodrigo Nasser, director general de TOTVS, proveedor autorizado por el SAT que ofrece soluciones para facturar en electrónico, platica que desde enero del 2005 se han emitido alrededor de 900 millones de comprobantes fiscales digitales, lo que ha representado un ahorro en árboles de 91 mil 500. Ello, a su vez, equivale a 5 mil 300 toneladas de papel. “Esta cantidad es un bosque que en tamaño ocuparía la superficie de Guadalajara”.

En cuanto a los negocios que se integraron desde el inicio, Nasser menciona a Walmart, Soriana, Chedraui, Liverpool, y los grandes compradores que obligaron a sus proveedores a incorporarse a la factura electrónica.

“El esquema no sólo se trata de emitir, sino recibir de los proveedores la factura electrónica, porque facilita los procesos administrativos y el ahorro ha sido sustancial. Simplemente en almacenamiento, el comprobante es uno de los documentos que más proliferan para comprobar ingresos y egresos. La Ley obliga a guardar las facturas en papel durante cinco años; llega un momento en que se necesitan más y más bodegas, y el archivo muerto pesa toneladas. Ahora, en lugar de pesar toneladas pesará Gigabytes de información. Aquí ya hablamos de ahorros muy importantes”, explica el directivo.

Las empresas están convencidas de que existen una serie de prácticas nuevas de administración y de contabilización que las llevarán a ser más eficientes en toda la cadena de valor. Sin embargo, todavía existen muchas dudas por parte de los contadores sobre cómo trabajar con la facturación electrónica, y justo para este punto importante empresas como TOTVS, Buzón Fiscal, Buzón E, Interfactura, e-Factura, Edicom, Pegaso Digital, IT Complement, MasFactura, son algunos servidores de facturas electrónicas autorizados por el SAT.

Los precios varían entre los proveedores y el volumen de facturas solicitado, pero éstos se pueden cotizar desde los tres pesos hasta los 300 mil pesos, según la Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico (AMECE-GS1 México).

Al momento de elegir un proveedor, es importante comprobar que éste se encuentre certificado por el SAT. Asimismo, al existir 22 empresas certificadas que se dedican a brindar este servicio, lo más recomendable es investigar el costo-beneficio antes de elegir. Finalmente, conviene realizar una preselección de dos o tres proveedores y solicitar una demostración de su servicio para conocer a detalle las ventajas que cada solución ofrece.

“El tema de la factura electrónica inicia como un proceso totalmente fiscalizado, lo que quiere el SAT es incrementar la recaudación fiscal, pero nosotros le vemos más beneficios, pues al adoptar el comprobante fiscal digital ahorraremos muchísimos costos en almacenamiento en la emisión”, dice el experto.

Respecto al número de contribuyentes, Rodrigo Nasser comenta que hasta ahora tienen registrados 50 mil usuarios bajo el régimen de la factura electrónica. “En junio eran 30 mil y de este mes a la fecha se registraron 20 mil. Durante los próximos meses tendremos una gran cifra, ya que el número de contribuyentes que están obligados y que tienen ingresos superiores a cuatro millones de pesos anuales en México representan alrededor de 300 mil”.

Por su parte, Alfredo Gutiérrez Ortiz Mena, jefe del Servicio de Administración Tributaria, asegura que será en 2012 cuando haya más de 4 mil 500 millones de facturas electrónicas. Dicha cifra equivale a ahorros potenciales en eliminación de papel y almacenamiento por más de 579 millones de pesos para los contribuyentes, que representan 4.9% del PIB del 2009. Además, agrega que por cada millón de facturas impresas se talan entre 50 y 60 árboles.

Migración digital

Para migrar hacia el nuevo sistema de facturación, las personas físicas deberán contar con su firma electrónica, contratar a un proveedor de facturas electrónicas autorizado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) http://www.sat.gob.mx/ y tramitar los folios electrónicos y certificados de sello digital.

Las empresas tienen dos opciones: hacerlo por sus propios medios o contratar un proveedor del servicio de factura electrónica.

En un comunicado de prensa, GS1 México dio a conocer 10 pasos para llevar a cabo la comprobación fiscal digital:

Desarrollar un plan de trabajo acorde a las necesidades de la empresa, que incluya un esquema de formación del personal de sistemas, contabilidad, finanzas y logística para involucrarlos con el nuevo esquema de facturación. Obtener información general sobre factura electrónica. Tomar en cuenta los requisitos tecnológicos como: llevar la contabilidad en sistemas electrónicos y evaluar el impacto en los sistemas electrónicos actuales. Determinar cuáles son los requisitos del negocio en cuanto a facturación para estipular el tipo de software que se necesita. Hacer una revisión previa de las soluciones validadas por el SAT antes de contratar el servicio de facturación electrónica. Al iniciar trámites ante la autoridad, obtener el Certificado de Firma Electrónica Avanzada (FIEL) para la empresa. Hacer una capacitación interna acerca del manejo de la solución con el proveedor seleccionado. Una vez implementada la tecnología, iniciar pruebas de la solución de factura electrónica. En este proceso es importante contactar a los clientes para indicar que se iniciarán los ensayos. Realizar los trámites finales con la autoridad, como cambiar los certificados de sello y folios ficticios por los reales. Comenzar a operar el negocio con la factura electrónica, mediante el envío de una real al cliente y reportes mensuales al SAT.

¿Qué es la Factura electrónica?

La facturación electrónica es un mecanismo de comprobación fiscal que se basa en el aprovechamiento de medios electrónicos para la generación, procesamiento, transmisión y resguardo de los documentos fiscales de manera digital; con la reforma al artículo 29 del Código Fiscal de la Federación, se dispuso que a partir del 1 de enero de 2011, iniciara de manera paulatina su uso generalizado. Con ello, los contribuyentes deberán expedir documentos digitales como comprobantes por las actividades que realicen.

Beneficios:

Simplificación de los procedimientos administrativos. Reducción del costo por facturación hasta en un 85%. Seguridad y rapidez en la emisión de los comprobantes. Disminución del uso de papel, lo que contribuye a la preservación del medio ambiente. Mejora el servicio al cliente. Reduce costos y errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento. Mayor control documental formal, por lo que su uso disminuye los riesgos de fraude y de evasión fiscal.

Cifras:

En 2003, la recaudación por medios electrónicos fue de 3.4%, pero pasó a 98% al cierre de 2009. Entre 2006 y 2008 se recuperaron 38,000 millones de pesos mediante actos de fiscalización por facturas apócrifas. A la fecha, se han expedido más de 849 millones de facturas electrónicas, de las cuales cerca del 56% se han emitido solo en lo que va de 2010.