No es difícil entender por qué la adopción de Servicios Administrados de Impresión o Managed Print Services (MPS, por sus siglas en inglés) está en aumento. La oportunidad de reducir los costos operativos y mejorar los flujos de trabajo para incrementar la competitividad, es enorme.
Esta es una razón fundamental por la que un número cada vez mayor de compañías latinoamericanas, están llevando a proveedores de MPS a que examinen sus volúmenes de impresión y los flujos de trabajo de documentos, de manera que puedan recomendar mejoras y automatizaciones que les permitan optimizar sus operaciones y ahorrar dinero. De hecho, Transparency Market Research prevé un incremento en los ingresos por concepto de MPS en Latinoamérica, proyectando una tasa de crecimiento anual del 15.4% hacia 2024.
Desde la perspectiva de los costos operativos, MPS ofrece más de una ventaja: la consolidación de la impresión a nivel oficina, actualizaciones de equipos, reducción de la carga de trabajo del equipo de TI y la protección de la información. Primero, al consolidar la impresión a nivel oficina, MPS permite a las empresas entender los patrones de impresión y requerimientos reales de los usuarios, para garantizar que el equipo adecuado esté instalado en los lugares más apropiados. Esto resulta en una consolidación de equipos, una mayor cantidad de empleados por impresora, menor uso de suministros y reducción en el desperdicio de papel.
MPS también ofrece considerables ahorros a través de la sustitución de equipos obsoletos y menos eficientes. Esta renovación de equipos también significa acceso a la tecnología más reciente para imprimir, escanear y facilitar el envío de documentos digitales, con la inclusión de una poderosa línea de nuevas soluciones de Impresoras Multifuncionales A3 (Multi Functional Printers o MFP, por sus siglas en inglés). Las MFP A3 brindan el rendimiento, la velocidad de impresión y el costo por copia que hasta ahora sólo ofrecían las copiadoras. A medida que el mercado de estas impresoras avanza, sus soluciones innovadoras proporcionan mejoras como la funcionalidad del servicio en dispositivos inteligentes, diseñado para hacer ajustes en tiempo real y así evitar fallas.
El tiempo también es dinero y MPS contribuye a que los administradores de TI puedan liberarse de la responsabilidad de proveer soporte a las impresoras y MFPs, y en su lugar enfocarse en las iniciativas estratégicas del negocio de su empresa. MPS no sólo libera al departamento de TI; sino también al personal administrativo que ya no necesitará solicitar suministros de tinta y tóner debido a que esta tarea está ahora automatizada.
La vulnerabilidad de la información representa un costo potencial masivo y un riesgo a la reputación que pueden evitarse al usar MPS. Las impresoras conectadas en red son cada vez más utilizadas para acceder de forma ilícita a la información sensible de la compañía. Al inyectar malware (malicious software) a las impresoras y copiadoras multifuncionales desprotegidas que tienen sus propios discos duros y conexiones en red, los hackers pueden interceptar los trabajos de impresión que circulan a través de la red. Esto resulta en una pérdida financiera considerable, así como violaciones potenciales a la privacidad. Para reforzar la seguridad de la red, los proveedores de MPS ofrecen evaluaciones completas, monitoreo y soluciones de impresiones seguras como parte integral de su oferta.
MPS agiliza el flujo de trabajo
El éxito actual en la economía global puede requerir una transformación integral de las empresas. Reconocer la necesidad de incrementar la productividad y la eficiencia para aumentar la competitividad, es otra razón estratégica por la cual las organizaciones están migrando hacia MPS. A través de hardware, software y servicios innovadores, MPS ayuda a las compañías a analizar los procesos y flujos de información, para modernizar y mejorar los flujos de trabajo.
Los proveedores de MPS evalúan el entorno de documentos e impresión de una empresa para definir lo que está funcionando y lo que no. Ponen en marcha un plan para optimizar y modernizar procesos y flujos de trabajo, así como para administrar la flota de impresión garantizando el uso óptimo de los dispositivos y la reducción del tiempo de inactividad. Un proveedor de MPS puede proponer la consolidación de dispositivos a través del uso de una impresora multifuncional (MFP) que sustituya los diferentes equipos que imprimen, copian, escanean y envían faxes. Las recomendaciones para la colocación de dispositivos también pueden mejorar el flujo de trabajo y la productividad. El software de monitoreo de impresión ayuda a agilizar los procesos al recopilar datos de uso que ayudan a determinar dónde pueden hacerse ajustes e identificar problemas potenciales.
MPS puede acortar la brecha entre el papel y lo digital con capacidades sofisticadas de captura y enrutamiento que se integran con la gestión del contenido empresarial y otros sistemas empresariales. Además, las soluciones inteligentes de captura de datos pueden extraer información de documentos no estructurados o semiestructurados utilizando un software sofisticado de reconocimiento de documentos y caracteres que garantiza la calidad de los datos en el punto de captura.
La incorporación de MPS, además de reducir la cantidad de papel que se utiliza en una empresa, contribuye a que las compañías latinoamericanas disminuyan costos de manera estratégica y continúen mejorando la administración de sus documentos y el flujo de trabajo.
Por Alfredo Cors, Director para América Latina del Negocio de Impresión y Suministros en HP Inc.
