Outsourcing de la Tecnología de Información

Por Mundo Contact | 7 abril 2008 | Tecnología

Debido a la alta competitividad que exige el mundo de negocios, las organizaciones están modificando su estructura clásica y cada vez es más común que, como parte de su estrategia de crecimiento y optimización, recurran al outsourcing.

Pero ¿qué es outsourcing? ¿Tiene beneficios? ¿Cómo puede estar seguro de que su empresa obtendrá los beneficios de este proceso?

El outsourcing se puede definir como una relación de negocios a largo plazo, orientada a resultados, con un proveedor especializado. Es una herramienta gerencial utilizada para que las empresas actuales centralicen sus recursos -capital, recursos humanos, tecnología, conocimiento, experiencia- en las áreas que les proveen una verdadera y única ventaja competitiva.

Entre los beneficios del outsourcing destacan: reducción de costos, robustecimiento de las áreas principales de la organización (core business), logro de una estructura mayormente basada en costos variables, acceso a habilidades y conocimiento especializado, entre otros.

Un estudio reciente revela que las compañías consideran aspectos de outsourcing en sus estrategias de sistemas en el 32.7 por ciento de los casos entrevistados. Se observa un aceleramiento en la tendencia hacia outsourcing de servicios informáticos; esto se puede explicar como una consecuencia directa de la presión que sufren todas las industrias a mejorar márgenes y responder al entorno tan altamente competitivo del mercado.

Las empresas se enfocan a mejorar su posición competitiva, concentrándose en su core business, y al mismo tiempo reduciendo su riesgo de gestión al tercerizar gestiones que requieren alta complejidad técnica, como es el caso de la Tecnología de Información (TI).

¿De qué depende el éxito o fracaso del proceso de un proceso de outsourcing? No se trata de aventar la toalla; transferir el riesgo de la gestión de la TI a un tercero no implica que su negocio va a estar más seguro y va a ser más eficiente de manera automática. ¿Su información de clientes, ventas y estados financieros se va a encontrar protegida y asegurada?, ¿los niveles de atención a usuarios de la TI van a ser los requeridos?, ¿los controles existentes en su plataforma tecnológica y en sus sistemas se mantendrán en su nivel de madurez actual?, ¿el costo de su servicio tercerizado será el óptimo al servicio recibido?, ¿será más caro que su costo actual?, ¿sus secretos comerciales inmersos en sus sistemas y plataformas tecnológicas se encontrarán protegidos y libres de riesgo?

Emprender un proceso de outsourcing es una labor compleja que requiere una dirección y una administración consciente, responsable y especializada. El proceso de outsourcing requiere, antes que nada, un exhaustivo análisis para una toma de decisiones acertada. Es importante analizar los requerimientos de la organización y la situación actual de ésta para decidir qué área o áreas son sujetas a un outsourcing exitoso. Una vez identificadas las oportunidades de outsourcing, es indispensable una planeación y organización detallada, que implica establecer objetivos, requerimientos, métricas y analizar riesgos.

El siguiente paso es identificar a los proveedores posibles que satisfagan las necesidades de la organización; este paso implica negociaciones, elaboración de documentos como RFP, RFI, o RFQ que le proporcionen los elementos para seleccionar a un proveedor adecuado para el servicio requerido. Una vez seleccionado el proveedor empieza una etapa de transición y, por último, cuando la operación ha sido transferida por completo al proveedor, es indispensable administrar el proceso que, adecuadamente, permitirá una mejora continua.

Entonces el éxito o fracaso del proceso de outsourcing depende, en gran medida, del personal que lo dirija y administre. No importando cuántos equipos intervengan el proceso de outsourcing, éstos deben tener responsabilidades, tareas, actividades y objetivos claros, y conformarse por personal con las habilidades necesarias para cumplir con los requerimientos.

Es difícil imaginar que las organizaciones logren un proceso de outsourcing exitoso sin contar con personal altamente capacitado que sepa cómo diseñar, implantar y administrar estas complejas relaciones de negocios. Si usted piensa utilizar el outsourcing como una herramienta estratégica en su organización, acuda a colaboradores expertos que lo ayuden a hacer de este proceso todo un éxito.

Fuente: El Financiero, Humberto Ramos / Adriana Acosta, Gerente senior y consultor senior, respectivamente, de PricewaterhouseCoopers México