La tecnología documental ha dejado de ser una commodity para convertirse en una apuesta de valor en compañías de todo el mundo. Las razones de este cambio las encontramos en su capacidad para obtener un rápido ROI, incrementar la productividad y reducir costos
En los últimos años, la mayoría de los departamentos de Sistemas ha abordado algún proyecto de tecnología documental. Los ajustes presupuestarios a los que se han visto sometidos los CIOs como consecuencia de la difícil coyuntura económica y la necesidad de obtener un rápido retorno de las inversiones realizadas, se encuentran en las raíces de esta apuesta tecnológica.
Los costos razonables de este tipo de proyectos y los incrementos de la productividad que se obtienen a partir de su implantación, también han favorecido el despegue de las soluciones de software documental. Pero, para garantizar la continuidad de su éxito y el avance de las compañías proveedoras de estos productos, es necesario mirar al futuro y continuar innovando.
DocPath, compañía especializada en el desarrollo de soluciones de software documental, ha reunido a sus expertos para realizar un profundo análisis y determinar qué tendencias marcarán el devenir de esta tecnología en los próximos años. Estas son sus cinco propuestas:
Soluciones más intuitivas: Los documentos se han convertido en el principal vehículo de comunicación entre las empresas y sus clientes. De ahí que cada vez sean más los usuarios que tienen que utilizar aplicaciones para el diseño y la generación de documentos. Al no tener un perfil técnico, las herramientas que emplean en su trabajo deben ser más intuitivas, ágiles y sencillas.Incremento del outsourcing: Aunque las compañías cuenten con sus propios departamentos de Sistemas, el outsourcing se ha convertido en una práctica muy habitual cuando hablamos de software de gestión documental. A través de la externalización, las organizaciones pueden centrarse en el foco de su negocio y garantizar la calidad de un servicio crítico para ellas.Nuevas tendencias en movilidad: Los smartphones, tablets y netbooks han desbordado todas las expectativas de consumo. Su utilización masiva en las empresas seguirá incrementándose y puede dar lugar a nuevos usos en lo que al software documental se refiere. Por ejemplo, la captura de firmas a través de dispositivos digitales puede agilizar considerablemente los procesos internos de determinadas compañías.Almacenamiento inteligente: En el mundo se genera un volumen de información por segundo cercano a los 400 GB y todas las previsiones apuntan a que este volumen continuará creciendo a un ritmo del 50%. Todos los proveedores intentan encontrar formas más inteligentes de almacenamiento que permitan solucionar un problema que va en aumento y los de software documental no serán la excepción.Crecimiento del ECM: Según datos de la consultora PwC en 2020 el 80% de los ingresos del mercado de software documental se generará a través de servicios de Enterprise Content Management. Una tendencia que ya ha empezado a destacar y que muy pronto tendrá más fuerza que la de la digitalización de documentos.
“En los próximos años el mercado del software documental experimentará una fuerte revolución y cada una de las tendencias que hemos seleccionado contribuirá a que esta situación se produzca. Estar atento a las necesidades de los clientes, las novedades tecnológicas que vayan apareciendo y apostar por la innovación serán claves para el éxito”, concluye Julio Olivares, presidente y fundador de DocPath.
