Calentamiento global, terrorismo, ataques DoS (el que se realiza a un sistema de computadoras para impedir el acceso de sus usuarios a sus propios recursos), pandemias, terremotos, virus… ¿Están las empresas listas para sobrevivir un desastre? En el Global Disaster Recovery Index 2012 publicado por Acronis, 6 mil funcionarios de Tecnologías de Ia Información (TI) reportaron que los desastres naturales causaron sólo 4% de las interrupciones de servicio, mientras incidentes en las instalaciones de los servidores (problemas eléctricos, fuegos y explosiones) representaron el 38%. Sin embargo, errores humanos, actualizaciones problemáticas y los virus encabezaron la lista con el 52%.
“Nuestra creciente dependencia a los datos en la era de la información los ha convertido en el activo más valioso de una compañía”, señala Fernando Mollón, VP de VMware Latinoamérica, “a medida que la infraestructura de TI aumenta su complejidad, la importancia de la recuperación de desastres también crece”. La interrupción del servicio o la pérdida de información tiene un impacto crítico en las finanzas de una corporación y, por lo tanto, el Disaster Recovery Plan (Plan de Recuperación ante Desastres o DRP por sus siglas en inglés) se vuelve cada vez más relevante.
¿Qué tipo de plan necesitan las compañías? De acuerdo con el ejecutivo de VMware, cada plan debe ser personalizado según las necesidades de las organizaciones, y debe contemplar factores tales como el tipo de negocio o actividad, el nivel de seguridad necesario para los datos y aplicaciones, ubicación, entre otros elementos. Asimismo, se puede desarrollar internamente o adquirir de un proveedor como Software-as-a-Service (SaaS) o Recovery-as-a-Service (RaaS).
Los 6 elementos esenciales para un plan sólido de recuperación ante desastres
- Definición del plan
Para que un plan de recuperación ante desastres funcione, tiene que involucrar a la gerencia. Ellos son los responsables de su coordinación y deben asegurar su efectividad. Adicionalmente, deben proveer los recursos necesarios para un desarrollo efectivo del plan. Todos los departamentos de la organización participan en la definición del plan.
- Establecimiento de prioridades
A continuación, la compañía debe preparar un análisis de riesgo y crear una lista de posibles desastres naturales o causados por errores humanos, y clasificarlos según sus probabilidades. Una vez terminada la lista, cada departamento debe analizar las posibles consecuencias y el impacto relacionado con cada tipo de desastre. Esto servirá como referencia para identificar lo que se necesita incluir en el plan. Un plan completo debe considerar una pérdida total del centro de datos y eventos de larga duración de más de una semana.
Una vez definidas las necesidades de cada departamento, se les asigna una prioridad. Esto es importante, porque ninguna compañía tiene recursos infinitos. Los procesos y operaciones son analizados para determinar la máxima cantidad de tiempo que la organización puede sobrevivir sin ellos. Se establece un orden de recuperación según el grado de importancia. Esto se define como el Recovery Time Objective, Tiempo de Recuperación o RTO. Otro término importante es el Recovery Point Objective, Punto de Recuperación o RPO.
Selección de estrategias de recuperación
En esta etapa se determina las alternativas más prácticas para proceder en caso de un desastre. Todos los aspectos de la organización son analizados, incluyendo hardware, software, comunicaciones, archivos, bases de datos, instalaciones, etc. Las alternativas a considerar varían según la función del equipo y pueden incluir duplicación de centros de datos, alquiler de equipos e instalaciones, contratos de almacenamiento y muchas más. Igualmente, se analiza los costos asociados.
En una encuesta de 95 compañías realizada por la firma Sepaton en 2012, 41% de los encuestados reportó que su estrategia de DRP consiste en un centro de datos configurado activo-pasivo, es decir toda la información está respaldada en un centro de datos completamente configurado con la información crítica replicada en un sitio remoto. El 21% de los participantes utiliza una configuración activa-activa donde toda la información de la compañía se mantiene en dos o más centros de datos. El 18% dijo que usan aún cintas de respaldo; mientras que el 20% restante no tiene o no está planeando una estrategia todavía.
Para VMware, la virtualización representa un avance considerable al aplicarse en el Plan de Recuperación ante Desastres (DRP). Según la encuesta de Acronis, las razones principales por las que se adopta la virtualización en un DRP son: eficiencia mejorada (24%); flexibilidad y velocidad de implementación (20%) y reducción de costos (18%).
- Componentes esenciales
Entre los datos y documentos que se debe proteger se encuentran listas, inventarios, copias de seguridad de software y datos, cualquier otra lista importante de materiales y documentación. La creación previa de plantillas de verificación ayuda a simplificar este proceso.
Un resumen del plan debe ser respaldado por la gerencia. Este documento organiza los procedimientos, identifica las etapas importantes, elimina redundancias y define el plan de trabajo. La persona o personas que escriban el plan deben detallar cada procedimiento, tomando en consideración el mantenimiento y la actualización del plan a medida de que el negocio evoluciona. El plan asigna responsabilidad a diferentes equipos / departamentos y alternos.
- Criterios y procedimientos de prueba del plan
La experiencia indica que los planes de recuperación deben ser probados en su totalidad por lo menos una vez al año. La documentación debe especificar los procedimientos y la frecuencia con que se realizan las pruebas. Las razones principales para probar el plan son: verificar la validez y funcionalidad del plan, determinar la compatibilidad de los procedimientos e instalaciones, identificar áreas que necesiten cambios, entrenar a los empleados y demostrar la habilidad de la organización de recuperarse de un desastre.
Después de las pruebas el plan debe ser actualizado. Se sugiere que la prueba original se realice en horas que minimicen trastornos en las operaciones. Una vez demostrada la funcionalidad del plan, se debe hacer pruebas adicionales donde todos los empleados tengan acceso virtual y remoto a estas posiciones y funciones en el caso de un desastre. “Un plan sin probar es igual que no tener un plan”, advierte Mollón.
- Aprobación final
Después de que el plan haya sido puesto a prueba y corregido, la gerencia deberá aprobarlo. Ellos son los encargados de establecer las pólizas, los procedimientos y responsabilidades en caso de contingencia, y de actualizar y dar el visto al plan anualmente. A la vez, sería recomendable evaluar los planes de contingencia de proveedores externos.
“El plan de recuperación ante desastres debe ser considerado un seguro fundamental. A pesar de que requiere una cantidad considerable de recursos y dedicación, es una herramienta vital para la supervivencia de las organizaciones”, finaliza el directivo de VMware.
