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Dan seguridad archivos digitales

Sugieren el resguardo de datos. Las pequeñas y medianas empresas rara vez invierten en almacenamiento

Llevar un control de los archivos financieros, contables, administrativos y contractuales de una empresas puede ser la diferencia entre recibir una sanción, tener que cerrar la compañía o mantener una operación sana y segura.

Aunque en México, las micro y pequeñas empresas (Mypymes) son las principales promotoras del “A mi no me va a pasar”, en cualquier lugar del País existen muestras de que imprevistos como huracanes pueden representar la pérdida de todo un patrimonio.

“Cuando pasó el huracán Stan por Chiapas se inundó nuestra oficina perdimos facturas, todas las computadoras con información de clientes, proveedores y demás documentos y hasta la fecha no hemos podido recuperarlos”, aseguró Sergio Ocampo, dueño de una agencia de viajes en Tapachula.

Especialistas en aseguramiento, respaldo y digitalización de archivos e información consideran que este tipo de servicios deben ser encargados a un tercero.

Consideraron que sólo de esta manera se pueden garantizar las condiciones de seguridad de los documentos que pueden ser solicitados por las autoridades.

Alejandro Lomelín, director de Hitachi Data System México, refirió que por lo general las empresas sólo digitalizan y respaldan su información, una vez que ya les ha ocurrido algún percance o cuando lo requieren para efectos legales o contables.

El archivo digital o tecnológico ayuda a localizar la información de manera simple, en el momento en que se necesita, explicó, mientras que el respaldo digital se hace para que las empresas puedan restablecer sus operaciones, de manera casi inmediata, en caso de alguna contingencia.

Fernando Osorio, director de IT Complements, explicó que la tendencia en México será la de utilizar cada vez más archivos de administración de documentos electrónicos, que dan seguridad, disponibilidad y menores costos de almacenamientos comparados con los archivos físicos.

“Los documentos electrónicos son mucho más fáciles de recuperar que cuando se habla de papel, y en México existen ya muchas empresas que ofrecen estos servicios”, sostuvo el directivo de IT Complements.

Adrián Moheno Contrera, gerente de Servicio al Cliente de EMC, dijo que existen opciones económicas de digitalización, respaldo y administración de archivos prácticamente al alcance de todo tipo y tamaño de empresa.

“Los archivos digitales que se resguardan permiten la flexibilidad de poder recuperar archivos en cuestión de minutos, cuando en una catástrofe te tomaría meses recuperar archivos físicos”, dijo Moheno.

Procesos de digitalización de archivos

Este esquema de almacenamiento solamente se recomienda para empresas cuyas operaciones generan información superior a los 4 mil documentos al mes, como son: hospitales, empresas de telecomunicaciones, banca, transporte y comercio.

Preparación de documentos

Se organizan por categorías, fechas, nombres o contenidos que previamente se han determinado por la empresa. El costo dependerá de las persona que se requieren.

Escaneo de documentos

Los documentos pasan de papel a archivos digitales. El costo de este proceso en promedio es de un peso por documento.

Asignación de campos

A cada documento se le asigna un campo o identificación clave para permitir que los usuarios los encuentren. El costo depende de la solución. Puede ser desde 8 mil dólares hasta 35 mil dólares o más.

Fuente: Reforma, Karla Rodríguez

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