Hora de Integrar el Conocimiento

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Knowledge Integration es la clave para promover el know-how de los empleados en todos los niveles y lograr que la empresa agilice sus operaciones, elimine gastos y crezca económicamente.

Las organizaciones productivas hacen algo sustancialmente diferente a todas las demás que les permite agilizar exitosamente sus operaciones, eliminar el gasto, superar los objetivos de performance y hasta prosperar en momentos económicos duros. ¿Cuál es el secreto? Todas ellas aplican la Integración del Conocimiento como una práctica de gestión fundamental a lo largo de todas sus operaciones. Sin importar su industria, ubicación, tamaño o misión, estas organizaciones promueven activamente el know-how de sus empleados en todos los niveles.

Todos los días aparecen nuevas palabras de moda. El problema es que la mayoría no sabe qué significan realmente o cómo aplicarlas a problemas prácticos. "Gestión del Conocimiento" y "Capital de Conocimiento" son dos buenos ejemplos. Estos términos encabezan la lista de conceptos malentendidos y aplicados erróneamente en los últimos años. Entonces, ¿por qué este concepto de Integración del Conocimiento es diferente? ¿Y por qué funciona cuando conceptos similares fallan? Para decirlo simplemente, la Integración del Conocimiento es práctica y está basada en la acción. A diferencia de los otros esfuerzos, no se trata de catalogar y organizar los pedazos de información dispersa que los empleados acumularon en sus cabezas, cajoneras o computadoras. Esto no trae beneficios y nunca lo hará. Las organizaciones que practican la Integración del Conocimiento se concentran específicamente en el conocimiento sobre cómo se realiza el trabajo. Estas empresas entienden que no es lo que se sabe lo que importa, sino lo que se hace con eso que se sabe.

Cuando el conocimiento está exitosamente integrado dentro de una organización:
> Todos tienen una clara comprensión de cómo se realiza el trabajo.
> La comprensión que tienen la gerencia y los trabajadores sobre los roles, responsabilidades y métodos es igual.
> Es fácil identificar y corregir las barreras que se interponen para llegar al éxito y se pueden implementar en forma rápida las mejores prácticas.

Cuando el conocimiento NO está integrado:
> Hay "silos" de conocimiento dispersos a lo largo de toda la organización.
> Hay grandes baches entre las políticas y los procedimientos "oficiales" y lo que los trabajadores hacen realmente.
> Es extremadamente difícil coordinar actividades interdepartamentales. Las guerras entre departamentos bloquean el progreso y desperdician energía.
> Muy pocas tareas están estandarizadas. La mano derecha no sabe (o no le importa) lo que hace la mano izquierda.
> Es difícil identificar y remediar los problemas operativos y el desarrollo de nuevas iniciativas es lento, caro y se inclina al fracaso.
Utilizar la Integración del Conocimiento no quiere decir que todos saben todo, sino que se aprovechan el conocimiento y la experiencia de los trabajadores para mejorar las operaciones. El conocimiento fluye hacia ambos lados de la cadena de mando. Al preguntárseles qué iniciativas o políticas eran más efectivas para aumentar la productividad, los Ejecutivos de Tecnologías de Negocios nombraron las siguientes tácticas.

Todas estas actividades surgieron espontáneamente como un resultado directo de la Integración del Conocimiento:
– El 92% citó el promover un ambiente de equipo (y no silos de conocimiento).
– El 84% señaló la realización de mejoras en los procesos que eliminan o reducen tareas.
– El 82% apuntó a ajustar las prácticas de negocios para soportar nuevas tecnologías.
– El 75% citó derribar barreras entre varias funciones de negocio..

Un programa exitoso de Integración del Conocimiento requiere los siguientes componentes esenciales:

1. Un sistema para capturar el conocimiento detallado sobre el trabajo y las mejores prácticas de los individuos de la organización, ya que son los trabajadores los que poseen el conocimiento más valioso sobre cómo se hace el trabajo.

2. Un sistema para preservar la memoria y proteger y guardar los activos intelectuales críticos para la misión en un lugar central siempre accesible para quien lo necesite. Los expertos calculan que cuando un empleado se va llevándose conocimiento clave en su cabeza, reemplazarlo le cuesta a la empresa 25-35 veces su salario anual (contando los costos de contratación y entrenamiento y la pérdida de productividad).

3. Un sistema para estandarizar los procesos de trabajo a lo largo de toda la organización. La estandarización reduce la variación, elimina el gasto y logra una mayor productividad. Para lograr esta estandarización, los gerentes necesitan un sistema que les permita controlar, evaluar y modificar roles y responsabilidades y establecer cuáles son los procedimientos que llevan a una mayor productividad.

4. Un sistema que provea en forma rápida un conocimiento actualizado a la fuerza de trabajo cuando lo necesiten, estén donde estén. Las bases de conocimiento basadas en la web, que pueden utilizar como servidor una Red de Área Local, una Intranet o Internet son ideales para este propósito, siempre y cuando puedan ser fácilmente mantenidas y actualizadas y tengan la apropiada seguridad.

5. Un método para monitorear y medir resultados Muchas iniciativas fallan simplemente porque no tienen como objetivo lograr resultados de negocio mensurables. Un programa exitoso empieza con una definición clara de los objetivos. A medida que éstos se van cumpliendo, se establecen nuevos objetivos y el proceso continúa.

6. Compromiso y participación directa de la gerencia para lograr la excelencia operativa y el éxito.