El proyecto comenzó con la implantación de la Gestión Documental Corporativa mediante procesos BPM, acometiendo a continuación el proceso de Compras y Facturación.
La Gestión Documental mediante procesos BPM (Business Process Management) es un novedoso enfoque de la gestión documental mucho más eficaz, y del que AuraPortal es pionero.
Con AuraPortal, Bristol Myers Squibb automatiza los procesos de Recepción y Envío de Documentos en las que el operario, utilizando formularios dinámicos, puede registrar la información. Desde las propias tareas de los procesos se realizan todas las acciones y se dispone de toda la información: Reporte diario, mensual y anual de los documentos recibidos, clasificados por grupo (facturas, cuentas de gastos y otros documentos), Reporte diario, mensual y anual sobre consultas atendidas, etc. Los usuarios no deben buscar la información. La información llega a ellos en el momento oportuno.
Gestión Documental mediante procesos BPM
AuraPortal permite gestionar con seguridad y eficacia toda la documentación corporativa, por compleja que sea la estructura de la entidad.
Cualquier soporte informativo se considera documentación: cartas, normativas, facturas, albaranes, formularios, tablas, hojas de cálculo, listas, planos, dibujos, imágenes, fotografías, animaciones, audio, vídeo, direcciones URL o cualquier otra información como páginas web o bases de datos.
Todo el contenido de AuraPortal se almacena en el potente gestor de base de datos. Así, mediante una fuente de información única y organizada, el personal propio y los colaboradores externos dispondrán y compartirán la información, aumentando el conocimiento y reduciendo la repetición de tareas para obtener una mayor ventaja competitiva.
Ofrece uno de los más completos sistemas para gestionar los documentos y sus ciclos (Archivística, Aprobaciones, Versionado, Firma Digital, Suscripciones para avisos de cambios, Búsquedas por contenido, Discusiones, Vigilancia, Traza para Auditoría, etc.).
Sin embargo, la verdadera potencia, flexibilidad y sencillez de manejo de la Gestión Documental de AuraPortal proviene de la sinergia que desencadena su integración con Empleados, Cuentas (Cliente, Proveedor, partner, etc.), Áreas, Proyectos o Ítems (materiales e inmateriales), que son los elementos informativos que se gestionan en AuraPortal, y en especial con las Tareas.
En el día a día, los flujos de trabajo (tareas) se encargan de controlar las actividades que se realizan en la empresa y, por tanto, son los portadores naturales de la información necesaria para su óptima realización. Como al diseñar una Tarea Personal de un determinado Proceso ya se habrá tenido en cuenta los documentos que deben crearse y consultarse:
– La mayoría de los documentos se crearán de forma automática mediante la utilidad de Documentos Automáticos, que rellena una plantilla con los datos del Proceso
– La mayoría de los documentos no deberán ser buscados, sino que estarán a disposición del ejecutor de la tarea para su consulta, modificación o eliminación.
