Recientemente, y con el incremento en la demanda del uso de la comunicación visual, ha surgido la necesidad de desarrollar ‘reglas de comportamiento’ (video etiquette) que guíen a los usuarios cuando requieran atender a una videoconferencia mientras no se encuentran en la oficina o lugar de trabajo.
Es importante tomar en consideración información tan crucial como cuántas personas atienden videollamadas en el baño o, dicho de otra forma, por qué deben recordar “cerrar la puerta.”
A continuación, algunas recomendaciones que harán de las videoconferencias experiencias positivas para los usuarios y las personas que interactúen.
Antes que nada, se debe escoger la herramienta adecuada para cada necesidad de comunicación a través de video. Es muy importante la decisión sobre cuál será la mejor solución de colaboración para cubrir los objetivos establecidos y el medio para lograrlo.
- Si se trata de una negociación o reunión con un número limitado de participantes, la telepresencia envolvente es la mejor elección.
- En caso de ser una reunión con múltiples participantes locales pero sólo uno o dos en video, una sala de videoconferencia tradicional es lo más adecuado.
- Cuando todos los participantes se integran en video o sólo es una llamada de actualización, una solución de escritorio funciona perfectamente para este propósito.
Posteriormente, la preparación y organización, justo como sería en cualquier otra reunión profesional, se debe hacer detalladamente. La coordinación para hacer que todo funcione es a menudo difícil de repetir y la ventana de oportunidad es muy justa. Es recomendable considerar los siguientes pasos:
- Tener una agenda formal sobre lo que quiere cubrir y lograr.
- Tomar nota de los puntos importantes y elementos de acción.
- Asegúrese de que todas las tácticas de seguimiento están asignadas con claridad y bien entendidas antes de que termine la llamada.
- Envíe un correo electrónico justo después de la junta para confirmar acuerdos.
Enseguida, es importante considerar algunos consejos de comportamiento y del ambiente para los participantes.
- Asegurar una buena calidad de ángulo e imagen: Antes de la llamada, usar la función picture in picture para ver cómo aparecen los que están del otro lado. Por otro lado, es importante cerciorarse de que el usuario es visible también, con buena iluminación y sin distracciones en el fondo.
- Enfocarse en la reunión: Evitar multitask (varias labores al mismo tiempo). La cámara ve y tiende a magnificar todo lo que los usuarios están haciendo.
- Omitir distracciones: Las tres cosas que no tienen lugar en una videollamada son tomar el almuerzo, el sonido de la escritura a máquina y entablar otras conversaciones.
- El video de escritorio muestra al mundo su lugar de trabajo: Si el usuario se encuentra haciendo home office vía telepresencia, lo mejor es encontrar un ambiente que transmita profesionalismo y que tome el ángulo correcto. Las cámaras web no se encuentran optimizadas para videoconferencias, y en ocasiones magnifican los que está en el ángulo.
- Mire hacia el lugar adecuado: Mirar a la cara a quien esté hablando. Es importante poner la mirada sobre los participantes al momento de dirigirse a ellos, sin embargo, es igualmente importante dirigir los ojos hacia la cámara para que el resto perciba que la atención está puesta en ellos.
Éstos y otros consejos comparte la empresa Dimension Data a los ejecutivos y profesionales del mundo de los negocios a nivel mundial. La gente recuerda mejor las conductas correctas cuando tienen referencias evidentes de qué tan mal pueden resultar las conductas erróneas, es por eso que poner en práctica estos tips harán más eficientes sus reuniones y disfrutar de los beneficios que da la omnipresencia.
