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Más eficiencia con poca inversión

Conoce aquí algunas opciones que podrían ayudarte a dar más resultados con menos recursos

Las tecnologías de la información, si se usan como deben, se pueden convertir en ventajas competitivas. Por desgracia, cuando la economía se complica es común que el presupuesto de sistemas sea el primero en sufrir recortes.

La situación económica actual está haciendo que las compañías sean mucho más cuidadosas al momento de gastar en todas las áreas, incluyendo al área de sistemas.

De acuerdo con Gartner, en marzo el pronóstico del gasto mundial en tecnologías de la información para el 2009 se redujo un 3.8 por ciento, de 3.8 billones a 3.2 billones de dólares.

“Las organizaciones de TI en todo el mundo están siendo llamadas a recortar los presupuestos y los consumidores están reduciendo el gasto discrecional”, dijo Richard Gordon, vicepresidente de Gartner. “La velocidad y severidad con la que los negocios y consumidores están respondiendo a estas circunstancias económicas se traducirá en una desaceleración en el mercado de TI en el 2009 que será peor que el 2.1 por ciento en el gasto de TI en el 2001, cuando se reventó la burbuja de internet”.

Sin embargo, recortar el presupuesto de tecnología no significa que no puedas usar a las herramientas tecnológicas para mejorar la operación de tu empresa. Veamos algunas opciones que podrían ayudarte a dar más resultados con menos recursos:

Visión doble

Según estudios de Microsoft, el usar dos monitores para una computadora aumenta la productividad entre un 9 y un 50 por ciento. Aparentemente, el tener más área para mantener la información a la vista libera a la memoria –no de la computadora, sino del usuario.

Aún calculando un conservador aumento del 10 por ciento en la productividad, el costo del segundo monitor y del adaptador se recuperará en cuestión de semanas.

El camino tradicional para conectar un segundo monitor a tu computadora es instalándole una tarjeta de video que soporte a esta capacidad, pero si no quieres complicarte la vida puedes conseguir un adaptador USB como el adaptador para monitores duales de Kensington. Conecta el monitor al adaptador y el adaptador al puerto USB, y listo: Dos monitores sin complicaciones. (Técnicamente, es posible conectar hasta seis monitores a una computadora usando a estos dispositivos, si realmente tienes mucha información que visualizar).

El adaptador está disponible por 199 dólares en kensington.com. El precio del segundo monitor varía según el tamaño y las características, pero puedes encontrar un LCD genérico de 17 pulgadas por mil 583 pesos en mipccom.com.

Protector de información

Si tu laptop o tu PC están llenas de información delicada y te preocupa que caiga en malas manos, Security in a Box protege a tus datos. Tu password de Windows y tus certificados para encripción de archivos y correos quedan almacenados ya sea en una smartcard o en un dispositivo USB, de modo que mientras tengas al dispositivo en tu poder tendrás la certeza de que nadie se está asomando a tu información… Y aún si te descuidas y el dispositivo cae en malas manos, sólo se activará mediante un número de activación personal que se bloquea después de 10 intentos fallidos, así que los datos siguen estando a salvo.

Más información en www.spyrus.com. Disponible por 64 dólares en www.cdwg.com.

Navegación restringida

Si tus trabajadores necesitan acceso a internet, estás dándoles un arma de dos filos: tarde o temprano alguien terminará por entrar a una página poco recomendable y cuando menos te lo esperes habrán descargado un virus o worm que afectará la seguridad de tu red y la estabilidad de tus computadoras.

Para evitar esta situación, el Gatekeeper Pico de Yoggie actúa como una minicomputadora que se conecta a tu laptop o PC, y que se dedica única y exclusivamente a cuidar la seguridad de la conexión y hacer a tu PC invisible ante las amenazas. Yoggie HyPC, que estará disponible próximamente, irá un paso más allá al actuar como una PC dentro de la PC: si un virus intenta atacar no llegará a tu máquina, sino que enfrentará a la seguridad reforzada de la HyPC.

Gatekeeper Pico está disponible por 149 dólares en www.yoggie.com.

Comparte recursos

Otro dispositivo, éste producido por NComputing, te permite conectar varios monitores, teclados y mouses a una sola computadora, con el fin de que ésta sea compartida hasta por 11 usuarios. No sólo te ahorra el gasto de comprar 10 computadoras, sino que además agilizarás el proceso de mantenerlas actualizadas y en buen estado.

Esta herramienta es particularmente efectiva cuando la mayoría de las máquinas de la oficina reciben uso ocasional o se usan para tareas computacionalmente poco demandantes.

Los escritorios virtuales de la serie X tienen un alcance de hasta 10 metros, soportan Windows y Linux. Puedes acudir a www.ltsolutions.com.mx para preguntar por tu distribuidor más cercano. Los precios varían, pero por poner un ejemplo, un X-300 para crear tres terminales virtuales más una real tiene un precio aproximado de 3 mil 750 pesos mas IVA.

Un hogar para tus archivos

Para el usuario del hogar es importante saber que sus archivos están en un lugar seguro, pero para las empresas es vital: si tus archivos están desperdigados en la docena de computadoras de la oficina, puedes perder horas intentando encontrar una factura que terminó en la máquina equivocada. Y si una de las computadoras “truena” y los archivos no estaban en un lugar seguro, puedes perder días enteros de trabajo y quedar mal con los clientes.

Una forma sencilla de tener a tus archivos organizados y seguros es por medio de una NAS (Network Attached Storage, o almacenamiento adjunto a la red). Estos dispositivos son como discos duros con una conexión propia a la red local donde se pueden almacenar archivos desde cualquiera de las computadoras, así que hacen un buen respaldo y repositorio de datos.

Entre los modelos de NAS más populares están el NAS200, de Linksys y el Netgear SC101. Estos dispositivos actúan como miniservidores a los que les puedes instalar discos duros de la capacidad que necesites. Están disponibles en amazon.com por 90 y 63 dólares respectivamente, aunque todavía tendrás que comprar los discos duros.

O, si tu oficina usa Macs, la Time Capsule de Apple hará respaldos inalámbricos automáticos de la información de laptops y PCs (aunque las PCs no podrán beneficiarse de la funcionalidad adicional del software Time Machine). Time Capsule viene en versiones de 500 gigabytes y de 1 terabyte. Está disponible en apple.com.mx, y la versión de 1TB cuesta 8 mil 399 pesos.

Trabajo remoto

Hay muchas razones por las que podrás querer acceso remoto para las computadoras de tu oficina. Tal vez uno de tus empleados pescó una gripa. Es algo leve, podría trabajar… pero no quieres que esté en la oficina contagiando a todos. O tal vez hay un plantón o unas obras que te harían perder medio día al intentar llegar de la casa a la oficina.

¡No hay problema! Puedes usar tu PC aún si está al otro lado del mundo, siempre y cuando esté conectada a la Red. Con las herramientas adecuadas, será como si estuvieras sentado justo frente a tu máquina. Pero no cualquiera tendrá acceso, pues estará protegida con un password.

Hay herramientas de paga que te permiten hacer esto, como RemotePC y PC Anywhere, pero puedes hacer la prueba con la herramienta gratuita Virtual Network Computing, o VNC. Este sistema transmite constantemente la imagen de tu pantalla, mientras recibe las instrucciones del ratón y teclado de la computadora remota. Ya que VNC es de código abierto, hay versiones para casi cualquier tipo de computadora.

Para usar VNC, primero baja de la Red a los programas para el cliente y el servidor. Puedes encontrarlos en ultravnc.sourceforge.net, www.tightvnc.com o www.realvnc.com. Son programas pequeños, así que puedes transportarlos en una memoria USB o en un CD para instalarlos en el momento que los necesites.

Tres en uno

Las impresoras multifuncionales tienen sus pros y sus contras: No serán tan rápidas como una fotocopiadora dedicada, y tampoco pueden competir con la calidad de una impresora láser convencional, pero si solo necesitas una fotocopia de vez en cuando y si puedes esperar unos segundos más para obtener tus impresiones, tienes dos buenas razones para considerar una: Dinero y espacio. Un multifuncional te costará mucho menos que comprar por separado una impresora, uno fotocopiadora y un scanner, y además ocupará mucho menos espacio en tu escritorio.

La Epson Stylus CX5600 está disponible en mipccom.com por 748 pesos, o, si necesitas más velocidad de impresión y copias, puedes recurrir a modelos como la Xerox PE220D, disponible en el mismo sitio por 3 mil 463 pesos.

Comunicaciones unificadas

La telefonía IP solía estar reservada para las grandes empresas pero, con productos como el UC 500 de Cisco, podría quedar al alcance hasta de empresas con dos personas.

El UC (Unified Communications) 500 es una solución unificada para voz, datos, video y red inalámbrica. UC 500 puede actuar como conmutador de telefonía IP para empresas que necesiten desde 8 hasta 64 teléfonos IP. Estos teléfonos contarán con buzones de voz, asistente automática, música de espera, y con la capacidad de redirigir las llamadas a la casa o al celular del empleado cuando simplemente necesitas disponibilidad completa.

El IP 500 de Avaya es una solución similar, y puede atender desde 2 hasta 360 usuarios por servidor con capacidades de telefonía IP y telefonía convencional.

En el caso de empresas más pequeñas o que no requieran toda la funcionalidad, puedes simular al conmutador mediante software, ya sea comercial, como el Avaya One-x, o de fuente abierta, como el Asterisk de Digium.

El precio de la migración a la telefonía IP es muy variable. Dependiendo de las necesidades y del tamaño de la oficina, puede llegar desde unos miles de pesos hasta los millones. El precio de cada teléfono habilitado para esta tecnología ronda los 200 dólares (dependiendo del modelo y sus funciones), mientras que el gateway (el dispositivo que conecta a tu red IP con las líneas telefónicas convencionales) puede encontrarse desde unos 350 dólares.

Fuente: Reforma, México

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