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Recomendaciones en el proceso de selección de un ERP

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Recomendaciones en el proceso de selección de un ERP

Las ventajas de un sistema ERP son innegables, pero antes de iniciar un proyecto de tan amplios alcances es necesario hacer un buen estudio de todas las alternativas en el mercado tanto del producto como de la consultoría

Por Alfonso Romero, Director General de Grupo Euclides

La planeación de recursos empresariales, conocida como ERP (Enterprise Resource Planning), son sistemas de gestión de empresarial que integran y manejan la información de las diferentes áreas de la empresa, eliminando las barreras entre los diferentes sistemas y departamentos para beneficiar a toda la organización.

Hoy en día, muchas empresas están iniciando su primer contacto con los sistemas de gestión empresarial ante la necesidad de mantenerse competitivas. El propósito de los ERP es incrementar la eficiencia en las operaciones de la compañía. Además tiene la capacidad de adaptarse a las necesidades particulares de cada negocio y, si se aprovecha al máximo el trabajo de consultoría durante la implantación, permite mejorar y optimizar los procesos actuales de trabajo. Si el cliente desea organizarse mejor estos sistemas son un aliado excelente, ya que le permite aumentar la productividad de la compañía en forma considerable.

La elección de un ERP tiene algunas similitudes con la compra de un automóvil: ambos involucran decisiones de compra importantes, con las que hay que convivir por un largo tiempo. Así lo considera Grupo Euclides, compañía especializada en soluciones de gestión empresarial de Microsoft Dynamics.

En el caso de los automóviles, las necesidades frecuentemente derivan en deseos irracionales: algunos optan por un auto deportivo caro, de alto consumo y equipado con una infinidad de accesorios lujosos y en ocasiones poco útiles. Otros serán felices con la funcionalidad lógica y adaptada a sus necesidades, incrementando la eficiencia con el costo lógico de un auto compacto.

De la misma manera, pero ahora en el terreno de las aplicaciones ERP, las empresas deben valorar diversos puntos al momento de elegir qué solución se adecua mejor a sus necesidades.

Es importante comprender que existen diversos niveles de valoración para la selección de una aplicación de esta naturaleza. El primero radica en lo que debemos tomar en cuenta de un fabricante de software de ERP; en segundo lugar, los puntos que debe considerar un implantador a la hora de seleccionar un ERP; y finalmente qué debe valorar el responsable de ésta área dentro de una empresa.

1.- Qué se debe valorar de un fabricante de software al momento de seleccionar un ERP:

Requerimientos resueltos por ERP estándar Facilidad de uso Flexibilidad Experiencias y casos de éxito en el sector Costo de la solución Calidad de los distribuidores Solidez financiera del fabricante Tecnología empleada y estabilidad Cantidad y perfil de clientes Inversión en I+D (Roadmap) Funcionalidad estándar Escalabilidad

2.- Qué debe valorar un implantador al momento de seleccionar un ERP:

Experiencia y conocimiento sectorial Conocimiento y experiencia en el producto Servicio de soporte post-implantación Metodología de implantación Disponibilidad de recursos Costo-beneficio Presencia global Proximidad geográfica Compromiso en la implantación Experiencia en integración de sistemas Estabilidad financiera del implantador Inversión en formación e I+D

3.- Lo que debería considerar el responsable de la selección de un ERP:

Analizar necesidades Definir los objetivos del proyecto Cuidar las expectativas Evaluar implicaciones (costos) Adaptarse al máximo a funcionalidad estándar Participar activamente en la selección Involucrar a mandos intermedios Concientizar sobre un ‘cambio cultural’ Considerar la evolución de la tecnología

Las ventajas que un sistema ERP brinda a las empresas son innegables, pero antes de iniciar un proyecto de tan amplios alcances es necesario hacer un buen estudio de todas las alternativas en el mercado tanto del producto como de la consultoría. Este análisis le ayudará a que la compra del sistema se refleje como inversión que se pagará a sí misma al cabo de algunos meses para posteriormente generar utilidades, y no como un gasto y pérdida de tiempo y dinero.

Los retos son varios y complejos para la implementación de un ERP. Sin embargo, los beneficios los superan y hacen que valga la pena sumarse a esta tendencia mundial si se quiere ser competitivo.

Alfonso Romero

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