Se dice que dos cabezas funcionan mejor que una, pero cuando se habla de trabajo en equipo no necesariamente se habla de cantidad, sino de calidad, es decir, no importa cuántas personas estén realizando una actividad, pues lo que verdaderamente hará la diferencia está en el ¿cómo?
En teoría suena fácil, pero lograrlo puede llegar a ser una tarea de titanes, pues en cualquier tipo de organización, la cooperación y la eficiencia en equipo no son cosa fácil. En este mismo sentido, cualquier empresa moderna busca agilizar los procesos, optimizar los tiempos y hacer más redituables los recursos, pero es cierto, no siempre tienen claro cómo lograrlo.
Al margen de desmenuzar los obstáculos que dificultan esta aspiración, una de las primeras y más importantes opciones para dar el primer paso tiene que ver con la comunicación y con la colaboración, es decir, en cualquier proceso de comunicación colaborativa ya no es suficiente hablar de emisor y receptor o de hablante y oyente, y mucho menos de jefes y subordinados.
Hoy, el propio mercado exige que la comunicación en cualquier nivel sea cada vez más profesional y una forma de lograrlo es con la tecnología, que sin duda se ha vuelto un elemento indispensable para las distintas formas de vida y de trabajo modernas: medicina, telefonía celular, Internet, y por supuesto, comunicación, que de manera más particular podría tomar la forma de solución de Comunicaciones y Colaboración Unificadas (UCC), todo en uno, todos en uno.
Si lo que se busca es que todos y cada uno de los empleados de una organización no sólo tengan voz, sino que su participación coopere en la construcción de una voz mayor (la voz de una empresa, por ejemplo), la tecnología es indispensable. Llámese dispositivo inteligente, teléfono celular, computadora, software o, incluso, una aplicación móvil, al hablar de UCC, el gran desafío está en buscar y provocar la coincidencia, es decir, concentrar todas las formas de comunicación, todos los mensajes, las letras, las palabras, los comandos, todo.
Telefonía y voz, la base UCC
Para entender las necesidades particulares de cualquier organización, José Antonio Contreras, gerente de comunicaciones unificadas y colaboración de Dimension Data México comenta que la base de UCC es la telefonía, que está sustentada en una infraestructura de voz por IP sólida y segura, independiente del lugar, virtualizada y consolidada como la plataforma para una mejor comunicación y colaboración.
Comunicación visual
Esta opción es ideal para todas las empresas que buscan y necesitan colaboraciones remotas, de tal manera que se puedan eliminar los gastos de tiempo y costo de viajes, además de que se mejoran la interacción entre todos los actores de un mismo proceso.
Espacio de trabajo colaborativo
¿Reducir costos?, ¿acelerar procesos?, ¿agilizar tiempos? A esto se refiere esta solución, que integra la presencia y el contenido de diferentes plataformas de comunicación dentro de cualquier contexto laboral, es decir, si se necesita un espacio donde convivan los agentes de un mismo ecosistema. Y los trabajadores móviles son los más activos, los que producen más información y eventualmente podrían aportar más datos a ese todo y, aunque lo hacen a distancia, son parte de un todo y así se sienten.
«Un nuevo lugar de trabajo también es un lugar virtual, también es un dispositivo inteligente y justo en este renglón el panorama se extiende a las comunicaciones unificadas, a las redes sociales, incluso, a una intranet empresarial y hasta el terreno de las aplicaciones de flujo de trabajo, la gestión de documentos y las distintas herramientas para compartir todo tipo de información online y offline» agrega el especialista. Tecnología de alto nivel y alta calidad son sinónimo de productividad, eficiencia y la rentabilidad.
Conferencias (video y audio)
Si bien la industria digital y de forma particular las redes sociales han despuntado nuevos paradigmas de comunicación, para efectos de satisfacer las necesidades de una empresa de forma específica, una solución robusta debe integrar las últimas plataformas de video y audio-conferencia para permitir la colaboración eficaz en todo el mundo, pues desde hace algunos años la distancia dejó de ser un inconveniente.
Mensajería más allá del SMS
Ya no sólo se trata de enviar mensajes de texto, sino de una comunicación en tiempo real. Se requieren soluciones que ayuden a mejorar la productividad y la capacidad de respuesta al brindar capacidades de mensajería enriquecidas en una experiencia integrada con aplicaciones de mensajería, que hoy resultan esenciales para cualquier organización, sobretodo por la disponibilidad que supone contar con esta herramienta prácticamente en la palma de la mano, en cualquier momento y desde cualquier lugar. Poco tiempo, poca infraestructura y grandes resultados. Lo único que restaría en este apartado sería una correcta administración y gestión de su sistema de mensajería, de tal manera que los planes se ajusten a cualquier necesidad y a cualquier presupuesto.
Colaboración social
Tal cual una red social a nivel comercial, pero con las especificaciones de cada empresa, de cada organización y por supuesto, basada en sus propias necesidades. Aquí se incluye la gestión de telecomunicaciones, que se traduce en el ahorro de tiempo, en una mayor eficacia y una optimización de la inversión en comunicaciones, pues todos se controlan desde un mismo centro de gestión.
Un vistazo al panorama actual
A través del estudio The Future Of Unified Communications and Collaboration is Managed, se descubrió que 8 de cada 10 (78%) de los principales puestos con alta responsabilidad dentro de una empresa (los que toman decisiones importantes en materia de información) dijo tener un plan estratégico y un presupuesto importante para los distintos componentes que ofrecen las soluciones UCC. Eso no es todo, casi la mitad (43%) dijo contar con los recursos para la mayoría de estos componentes.
En este mismo sentido, 42% pertenece a los directivos que consideran poder invertir en todos los renglones de esta misma oferta. Y si bien las mejoras y los cambios no se dan de la noche a la mañana, los resultados son a corto plazo, al grado de que el 61% de los entrevistados reportó incremento en la productividad de sus empleados.
«De esta manera, implementar soluciones de UCC dentro de las empresas es una prioridad y serán el punto de partida para una eficiente estrategia de colaboración y comunicaciones, en la que Dimension Data está preparada para confeccionar el traje a la medida de su compañía y objetivos de negocio», finalizó José Antonio Contreras.
