México, D.F. – Forms Appeal, la herramienta de software creada por IT Complements para el proceso de Factura Electrónica y digitalización de documentos fue implementado en Toyota y hoy en día es un éxito en sus procesos contables.
Fundada por Kiichiro Toyoda en 1930 y con la filosofía japonesa de “Cero Defectos”, que ha revolucionado el mundo de la manufactura, Toyota Motors Sales de México inicia operaciones en México en el 2002 con el propósito de permear este concepto a la sociedad mexicana y desde luego, dar a conocer la alta calidad de cada automóvil que lleva la marca Toyota.
Al igual que en el resto del mundo, Toyota en México organiza su actividad de negocio considerando dos aspectos fundamentales: el corporativo, concibiendo a la fabricación de vehículos como un proyecto patrimonial, involucrando a quienes diseñan, fabrican, venden los vehículos y tiene el trato diario con el cliente. Y el comunitario, ayudando a las personas a mejorar la calidad de sus comunidades con escuelas, universidades y otros negocios. Bajo esta perspectiva de sociedad patrimonial y con la facultad que Toyota da a sus asociados para la toma de decisiones de mejora contínua, está su secreto de la calidad que ofrece tanto en producto terminado, como en cada uno de los procesos que lleva a cabo como armadora de vehículos y en el servicio al cliente.
Sus procesos tecnológicos fueron rebasados al iniciar las ventas de sus productos en el país, las cuales se incrementaban mes con mes considerablemente; sin perder de vista la filosofía y los valores institucionales con los que operan alrededor de mundo, se vieron en la necesidad de implementar a finales del 2006 soluciones tecnológicas que les permitieran mejorar la operación comercial, uno de ellos fue la solución de ERP (Enterprise Resource Planning) de Peoplesoft con la planeación de crecimiento en el corto plazo y con los módulos financieros dirigidos a la evolución de los procesos contables y lo referente al ciclo de ingresos y egresos de manera digital.
“La digitalización de documentos se convirtió en un factor muy importante para las transacciones de Toyota, sobre todo por la operación de vehículos, refacciones y garantías que trabajamos con nuestra red de distribuidores, la cual creció de 6 en 2002 a 52 en el 2007, IT Complements llega en un momento muy apropiado y nos ayudó en esta implementación tecnológica para resolver lo referente a la factura electrónica” indicó Eduardo Zueck, Responsable del área de Tecnologías de Información en Toyota Motors Sales de México.
Durante 2006 Toyota vendió 60,088 vehículos en su año calendario y emitió en 8 meses, 48 mil facturas; “el proceso se realizaba una vez al mes y se imprimía en papel, pero con la llegada de Forms Appeal, la herramienta de IT Complements, se factura a diario y se envía a su destinatario prácticamente en tiempo real; el mecanismo es muy práctico. Forms Appeal toma el archivo de Peoplesoft, lo encripta y lo envía como un archivo adjunto vía correo electrónico; hemos obtenido cien por ciento de ahorro en mensajería, impresión, enlaces, tiempos y recursos humanos destinados a la facturación, y el destinatario lo puede imprimir en formato gráfico como una factura tradicional si lo desea”.
Además del retorno de inversión en el corto plazo Toyota obtuvo mejoras operativas y financieras y rompió, sin proponérselo, con las prácticas anteriores de la industria automotriz al plantear este mecanismo electrónico de transferencia de información a sus distribuidores. “El proceso de implementación duró 3 meses, tuvimos excelente comunicación con IT Complements, no existía un dead-line que nos presionara, fue un proceso muy transparente y la solución se adaptó muy bien, definitivamente la recomendamos”, expresó Zueck.
La implementación de este desarrollo de software surge de la necesidad de ofrecer valores agregados a sus distribuidores, bajar costos y ofrecer un mejor servicio a sus clientes, alineados a la filosofía japonesa de mejora contínua.
