Hace ya algunos años que la digitalización de una PYME o negocio ha dejado de ser una opción. A raíz de los últimos acontecimientos mundiales y con cada vez mayor desarrollo de las nuevas tecnologías, no dar el paso hacia la transformación digital es técnicamente quedarse atrás respecto a la competencia.
Ya no es necesario solo para aquellos que quieren triunfar a gran escala, sea cual sea tu objetivo y el tamaño de tu empresa, es necesario que tengas un plan cuyo objetivo sea la digitalización de los procesos.
No se trata de elección, sino de una adaptación del negocio a las necesidades actuales del mercado. O bien nos adaptamos a la tecnología y el mercado actual, o puede que pase nuestro momento y ya sea demasiado tarde.
Si ya estabas pensando digitalizar tu PYME, esta breve guía te podrá ser de gran ayuda para tener un punto de partida para que el proceso sea lo más eficaz y óptimo posible.
7 Consejos a Tener en Cuenta Al Digitalizar Tu Empresa
1. Planificación y análisis
El proceso de digitalizar una empresa no es sencillo ni puede hacerse de un día para otro. Por más que conozcamos a fondo nuestra empresa, debemos analizar varios factores que nos pueden ayudar a tomar un rumbo u otro:
- De qué presupuesto se dispone
- Qué recursos hay disponibles que pueden utilizarse
- Qué sectores de la empresa serán más fáciles y cuáles más difíciles de digitalizar
- Que nivel de digitalización tiene la competencia
- Si el modelo de negocio actual es rentable digitalmente
Estos factores están bien como punto de partida, pero hay mucho más que habrá que ir analizando a medida que se vaya avanzando.
Una vez que ya tengamos un análisis estratégico de la situación actual, podremos empezar a planificar el proceso de digitalización.
No se trata de implementar algún que otro programa que ayude con el trabajo, debe ser una acción global. Toda la estructura de la empresa deberá verse afectada teniendo en mente la transformación digital.
Es necesario trazar un plan de la estrategia que seguiremos, teniendo en cuenta la situación actual de la empresa. Este plan debe tener una fecha límite que no debemos sobrepasar, ya que el tiempo corre constantemente en nuestra contra.
2. Investigación y software
Como mencionamos anteriormente, la digitalización no consiste simplemente en implementar algunos programas en determinados sectores. La transformación debe ser global y en conjunto.
Sin embargo, los softwares juegan un rol clave en todo el proceso. Debemos buscar aquellos que más se adapten a nuestra necesidades. Si hemos hecho el análisis estratégico del punto anterior, no tendremos problemas en saber dónde necesitaremos un programa para ayudarnos.
No obstante, también es necesario investigar la oferta disponible. Si no sabemos qué tipos de programas existen, no podremos crear una planificación óptima.
Un programa ERP es un buen punto de partida para automatizar procesos. Si has hecho una investigación, aunque sea breve, ya sabrás que es un ERP.
La situación ideal de estos programas es implementarlos desde el primer momento, pero la mayoría son sencillos de usar y su implementación, como todas las implementaciones positivas, no costará demasiado.
Junto con los ERP, una baza clave de la transformación digital son los programas que nos ayudan a digitalizar documentos. No podemos querer digitalizar nuestra empresa si aún dependemos de documentos en papel.
No obstante, esto no siempre depende enteramente de nosotros. Nuestros proveedores o clientes puede ser que aún trabajen con documentos en formato físico.
Esta guía sobre ocr puede ser de gran ayuda para descubrir más sobre este tipo de programas y cómo pueden ayudarnos, a la vez que podemos tomar mejores decisiones sobre qué software nos conviene más.
3. Centrarse en el cliente
Las últimas tendencias en negocios online indican que el UX o la experiencia del usuario, son el factor clave para el éxito de toda empresa.
Si se piensa, tiene cierta lógica. El cliente es la pieza clave que hace que todo funcione. Sin clientes, no hay ingresos ni ventas. Dependemos de ellos para poder sobrevivir.
Queremos tener una gran cantidad de clientes y, para que sigan comprando, deben estar satisfechos. La mejor manera de conseguir esto es haciendo que su experiencia sea lo mejor y más cómoda posible.
Un cliente satisfecho, no dudará en repetir y recomendarnos. Pero un cliente que, además, puede comprar de forma rápida y cómoda, es más probable aún que repita.
Escuchar a los clientes es esencial. Debemos conocer sus necesidades, que valoran positiva y negativamente de nuestro negocio actualmente, para hacer énfasis en lo bueno e intentar mejorar lo malo.
La digitalización debe ayudarnos por ambos lados: por uno, a mejorar y agilizar los procesos internos; por otro para que los procesos de compra externos, sean más cómodos, rápidos y eficaces.
4. Nube y ciberseguridad
La nube puede llegar a ser un aliado fundamental en todo el proceso de digitalización de nuestra empresa. Se trata de una tecnología ya muy asentada, que nos proporciona comodidad, facilidades y accesibilidad.
La nube funciona con servidores externos que permiten que podamos acceder a toda la información desde cualquier dispositivo. No solo eso, hay miles de programas y software que han aplicado la tecnología en la nube a sus sistemas.
De esta manera, podemos utilizar todas sus funcionalidades desde cualquier lugar del mundo. Solo necesitamos una conexión a internet.
Los servicios de almacenamiento en la nube cuentan, además, con protocolos de cifrado avanzados, asegurando que nadie acceda a nuestros datos sin permiso.
Esto último es crucial a la hora de pasar al mundo digital. Debemos ser conscientes que hay muchos delincuentes informáticos dispuestos a hacerse con nuestros datos.
Aunque no parezcan relevantes, todos los datos de los que disponemos tienen un valor. Y es allí donde intentarán atacar los ciber-delincuentes.
Hay que implementar medidas de seguridad y un protocolo que indique cómo manejar los datos de forma segura, para evitar sorpresas desagradables.
La accesibilidad que nos brinda la nube, si no se controla correctamente, puede ser un arma de doble filo.
5. Comunicación y redes sociales
Si vamos a centrarnos en la experiencia del cliente, debemos aprovechar todos los canales disponibles para estar accesibles a ellos y poder resolver cualquier duda que tengan.
Las redes sociales han demostrado ser un canal óptimo para acercar las empresas a sus consumidores.
Todo el mundo tiene, al menos, un perfíl activo en una red social que visita a diario.Que puede ser más cómodo que contactarnos directamente desde allí, sin tener que levantar la cabeza del móvil.
Un perfíl activo en redes sociales puede ayudarnos mucho a dar una buena primera impresión, pero también a crear comunidad.
El concepto de comunidad está muy ligado a las redes, ya que quiere decir que el cliente se siente más implicado y apegado a nuestra empresa. No nos ve tanto como un negocio, sino más bien como una marca con determinada identidad con la que puede conectarse e identificarse.
Por eso es importante prestar atención al contenido que se publica ―tanto en redes como en la página web. El fin último, obviamente, es la venta, pero podemos afrontarlo desde un contenido más informativo o relevante para el cliente.
Una buena imagen online y una respuesta eficaz a los comentarios de los usuarios, puede ser la clave de nuestro éxito.
6. Medir resultados
Así como se analizan los datos para poder planificar la estrategia inicial, también es necesario hacerlo cada determinado periodo de tiempo.
Ya no se vuelve a los datos iniciales para ver cómo implementar la estrategia, sino que se miden los resultados de la estrategia ya implementada.
Dependiendo cual fuese nuestro objetivo, se puede tomar como medida la productividad, la disminución de los costes, el aumento de las ventas o de la satisfacción de los clientes.
Lo importante es tener unos baremos ya establecidos, en los que podamos controlar los resultados de forma periódica.
Detectar un error a tiempo y mejorarlo, aunque implique más tiempo, puede hacer que evitemos dolores de cabeza mayores más adelante.
Se trata de un proceso de evaluación constante, que nos permitirá mejorar, encontrar errores y obtener mejores resultados.
7. Proceso constante
Por mucho que nos gustara que un plan de digitalización tuviera una fecha determinada, no es así. No se trata de un proceso finito, que se acaba una vez que hayamos realizado todo lo que habíamos propuesto.
Siempre aparecerán nuevos problemas o elementos que podemos mejorar. La transformación digital también es un continuo análisis y una búsqueda de mejoras.
La tecnología avanza y nos proporciona nuevas herramientas que podremos utilizar e implementar en nuestra empresa. Es necesario estar en constante búsqueda de investigación de nuevas y más novedosas herramientas.
A la vez, también debemos seguir analizando nuestra empresa. Encontrar mejoras, errores o procesos que pueden digitalizarse o mejorarse.
Si tenemos una empresa sabemos que relajarse significa estancarse. Hay que estar siempre alerta y activo, en busca de cómo hacer que nuestra empresa sea cada vez mejor.
