Cuando automatice su fuerza de trabajo, considere el costo total de la propiedad
Cada vez más compañías están automatizando su fuerza de trabajo móvil. Desean que los trabajadores en campo tengan acceso a las bases de datos y aplicaciones corporativas como la Administración de Relaciones con el Cliente (CRM), así como la posibilidad de actualizar los registros del cliente en cualquier lugar donde realice el trabajo.
De acuerdo a Gartner «80% de los profesionales usará al menos dos dispositivos personales para acceder a la información de las empresas en 2014 y hacia el 2016 se adquirirán más de 1.6 billones de dispositivos móviles en el mundo; dos tercios de los empleados tendrán su propio smartphone, y un 40% será de trabajadores móviles, mientras que la mitad de los dispositivos que no son computadoras serán adquiridos por los empleados». Estas empresas se dan cuenta de que unir la fuerza de trabajo móvil con la empresa y sus recursos de datos es clave para mejorar la productividad, precisión, rentabilidad y, en última instancia, la satisfacción del cliente. Esto es verdad para cualquier aplicación comercial móvil, tanto si los trabajadores realizan trabajos de reparación en campo, entregan mercaderías como chips, bebidas o cerveza, expenden productos químicos para control de plagas, o recogen y entregan paquetes. Pero para algunos, escoger los dispositivos correctos puede ser un verdadero desafío.
Las compañías más expertas son muy cuidadosas en el momento de seleccionar sus terminales portátiles para que tengan la mayor durabilidad y compatibilidad e impacten lo menos posible en el departamento de tecnología de la información (TI). De hecho, Gartner ha recomendado que “las empresas deberían considerar productos de mano industriales cuando las condiciones de la aplicación supongan el potencial maltrato de las unidades. No hacerlo puede llevar a un índice de fallas del 20 por ciento al año”.
Así mismo, aspectos como la funcionalidad requerida, conectividad con y sin cables, y la integración y administración del sistema deben considerarse como parte del costo total de la propiedad (TCO). La selección de hardware portátil oportunamente en el proceso de automatización para que se consideren adecuadamente las necesidades de datos de la empresa, el usuario en campo, los requerimientos del entorno y los problemas de soporte de TI pueden ayudar a minimizar el TCO. También lo puede ayudar a obtener un retorno de inversión (ROI) más rápido.
Muchas organizaciones basan su decisión de automatización de la fuerza de trabajo móvil exclusivamente en el ROI previsto al dejar de lado los procesos existentes basados en papel, pero existen otros beneficios que se pueden lograr habilitando nuevos procesos. La facturación y cobranza en el lugar puede reducir los ciclos de pago de los clientes en aproximadamente de 30 a 40 días. La lectura de códigos de barras del inventario o piezas elimina los errores de la entrada manual de datos, y puede mejorar la visibilidad de millones de dólares de activos no reconocidos ni tomados en consideración.
Determinación del verdadero costo de la propiedad
Las terminales portátiles industriales robustas se pueden configurar para realizar algunas tareas de recolección de datos y para comunicarlos en forma inalámbrica por lotes (conectándolas al servidor una vez por día mediante un conector o módem) sin cambiar los componentes. Pueden incluir lectores de códigos de barras incorporadas, radios inalámbricos, interfaces para impresoras portátiles livianas, lectores de tarjetas inteligentes/bandas magnéticas, o GPS, funcionando al mismo tiempo. Las baterías pueden durar de 8 a 20 horas, y se pueden cambiar sin apagar el equipo. Si se le cae este dispositivo, simplemente debe levantarlo y seguir trabajando.
Los dispositivos industriales preparados para Ethernet pueden eliminar la necesidad de enviar datos a través de la PC antes de que lleguen al servidor. De hecho, la PC se puede eliminar por completo de la ecuación. Esto puede resultar en ahorros de costo importantes dependiendo del número de dispositivos portátiles de la organización.
Además, éstos son capaces de ejecutar Windows CE o PocketPC con un alto grado de compatibilidad con los programas de muchas empresas que operan hoy en día, y pueden realizar múltiples tareas al mismo tiempo. Las unidades industriales cuentan con un soporte de almacenamiento resistente que protege los datos en caso de que las unidades pierdan energía por cualquier razón.
Automatización de los procesos empresariales esenciales para la misión crítica
Muchas de las primeras aplicaciones móviles tienden a concentrar sus esfuerzos en liberarse del papel automatizando los procesos comerciales. Sin embargo, en corto plazo, el proceso automatizado se convierte en esencial para el éxito prolongado de la compañía, y el rendimiento del dispositivo o sistema puede tener un impacto importante cuando no existe un respaldo en papel. Las implementaciones móviles iniciales a menudo se concentran en los procesos comerciales de alta prioridad que son importantes para la toma de decisiones, o bien, para la distribución del trabajo o de los activos. Incluso si el deseo de su compañía es simplemente «probar la movilidad», debe planificar para obtener confiabilidad y calidad, o enfrentar problemas que lo podrían hacer retroceder al viejo sistema basado en papel.
A continuación se presentan ocho pasos que pueden ayudar a las empresas a recopilar los datos necesarios para implementar un esquema de movilidad:
1. Comenzar con objetivos claros.
Identificar cuáles son los procesos actuales y los que desea mejorar. Se puede comenzar por elegir un proceso empresarial que se beneficiaría en gran medida si se dejara de hacer en forma manual, y en el que se implementará una recopilación e ingreso de datos automatizados. Hay que comenzar por preguntarse: ¿cuáles procesos de recopilación de datos, si se hacen al menos diariamente sin reingresar ni volver a teclearlos, mejoraría la productividad, maximizaría los recursos o lograría tomas de decisiones más rápidas?
2. Determinar sus requerimientos de datos.
Basándose en sus necesidades comerciales, las organizaciones deben responder las siguientes preguntas: ¿con qué frecuencia se necesitará transferir los datos entre el campo y la oficina corporativa?, ¿el equipo portátil deberá operar en un entorno sin conexión?, ¿es necesario el acceso a la información en tiempo real?, ¿se necesita GPS para rastrear a los trabajadores y sus ubicaciones?
3. Determinar qué datos se necesitan recopilar y enviar el trabajador móvil.
Basándose en sus necesidades de datos, responder las siguientes preguntas: ¿qué datos se pueden capturar con un lector de código de barras incorporado?,¿qué cantidad de datos se pueden introducir en la unidad portátil en forma de regulaciones comerciales y manejarse a través de listas de selección o preguntas predeterminadas?
4. Determinar el entorno de trabajo y los requerimientos de formato físico.
Los factores ambientales hacen necesario considerar las condiciones de trabajo de los trabajadores móviles: ¿dejarán la unidad en un vehículo durante la noche?, ¿debe funcionar en condiciones climáticas extremas?, ¿deberá trabajar la unidad en condiciones de poca luz o en pleno sol?, ¿el usuario necesita teclado o pantalla táctil?, ¿se pueden hacer las grabaciones con voz en lugar de escribirlas?, ¿las baterías se pueden cambiar con el equipo encendido para no tener la necesidad de apagarlo?, ¿necesitará una configuración para el dispositivo, o los trabajadores deberán cambiar tarjetas y agregar componentes durante un turno para imprimir, transmitir o recibir datos?, ¿cuántos dispositivos diferentes va a implementar?
Si es posible, se debe usar un solo tipo de dispositivo portátil para facilitar la capacitación del usuario y minimizar las necesidades de soporte de TI. Implementar diferentes dispositivos portátiles aumenta los problemas de compatibilidad entre los dispositivos y las aplicaciones, la necesidad de agregar software adicional en el servidor, incrementa la necesidad de diferentes modos de sincronización, y demanda mucho tiempo y atención de TI.
5. Determinar los requerimientos de la tecnología.
Cuando se selecciona un dispositivo es importante considerar si satisface los requerimientos de la aplicación en términos del sistema operativo, periféricos y uso simultáneo de dichos periféricos, el procesador y el almacenamiento de datos. ¿Requiere Microsoft ActiveSync una PC en lugar de un vínculo Ethernet directo?, ¿necesita middleware?, ¿admite una dirección de IP local?
Además hay que considerar, ¿qué tan actualizada y probada es la tecnología que está examinando, ¿puede el proveedor garantizar soporte por tres años o más?, ¿puede bloquear la aplicación o explorador para que un trabajador en el campo no pueda causar problemas con o sin intención, como agregar su propio software, jugar o borrar información? Tenga cuidado con la tecnología de vanguardia. Puede tener éxito, pero su proyecto puede sufrir demoras mientras espera por apoyo periférico o la depuración de un nuevo entorno que aún no ha sido probado exhaustivamente. Considerar estos factores por anticipado puede ahorrarle tiempo valioso cuando está en ruta. El retorno de la inversión se puede conseguir con la mayoría de las herramientas de tecnología más básicas disponibles.
6. ¿Qué tipo de soporte del proveedor puede obtener?
¿Puede su proveedor ofrecer servicios de asistencia después de la compra?, ¿tiene una variedad de opciones para la administración de repuestos y de los plazos de entrega?, ¿el proveedor tiene un compromiso con la gama de productos?, ¿han demostrado sensibilidad con la compatibilidad con la base instalada existente de los clientes anteriores?
7. Determinar las consideraciones financieras.
Realizar un cálculo del retorno de la inversión (ROI) para determinar lo que la organización estará recibiendo a cambio de su inversión es importante para tener un punto de referencia el éxito de cualquier proyecto.
8. ¿Qué procesos comerciales futuros implementará, el sistema soportará las actualizaciones?
Sea práctico sobre las expectativas futuras. Su organización no deseará realizar cambios importantes de hardware más que una vez cada 2.5 o 3 años desde una perspectiva operacional y capacitación del usuario final.
A grandes rasgos, puede decirse que para elegir el sistema correcto a sus requerimientos, las empresas, deben encontrar el delicado equilibrio entre necesidad y costo. Resulta innecesario adoptar un sistema que proporcione muchas más capacidades de las que se necesitan, en especial a expensas de la ergonomía y posibilidades de uso.
Tampoco se debe instalar un equipo que no pueda entregar los datos en tiempo real cuando y donde se necesite. En cambio, debe pensarse en una alternativa que brinde la suficiente automatización para permitir a una organización de servicios seguir siendo verdaderamente competitiva, reducir los costos operativos o brindar servicios de vanguardia por los próximos 2 o 3 años. En este sentido, encontrar al proveedor correcto con una amplia variedad de productos y muchos años de experiencia es esencial para convertir a la fuerza de trabajo de una empresa, en una fuerza realmente móvil.
Fuente: Intermec
