Un asunto prioritario para las áreas de Tecnologías de Información en las empresas es la movilidad, y adaptarse a este nuevo mundo móvil ya es una obligación.
El entorno empresarial ha cambiado y la demanda de comunicación requiere interacción en tiempo real, en cualquier lugar y con cualquier dispositivo.
En sitios como la Ciudad de México se pierden en promedio de 2 a 4 horas al día en el tráfico, y en una empresa promedio, aproximadamente el 30% de los empleados tiene una función que le exige estar parte de su tiempo fuera de la oficina.
El trabajo flexible es un imperativo
Las estadísticas del mercado muestran que el teletrabajo en México apenas ha sido adoptado por una minoría de las empresas, y esta lejos de convertirse en un beneficio real en la práctica, debido a que representa un obstáculo por las costumbres culturales de las empresas.
El teletrabajo en México ha sido adoptado en su mayoría por multinacionales extranjeras que cuentan con culturas organizacionales más avanzadas. Una investigación de SAP Consulting muestra que el 83% de empresas todavía no piensa en incorporar esta práctica. Además, un estudio de Regus –proveedor global de espacios de trabajo flexible- revela que medir a los empleados por resultados y no por el tiempo que pasan en una oficina es vital para que éstos se sientan más apreciados.
Esta investigación, realizada a 44,000 empresarios de más de 100 países incluido México, muestra que a nivel mundial el 61% de las empresas está utilizando prácticas de trabajo flexible como herramientas para atraer y retener talento local. A pesar de que el 63% de las empresas está implementando el trabajo a distancia, sólo el 43% se ha preocupado por aplicar esquemas medibles del trabajo remoto.
Al considerar la adopción de movilidad empresarial, existen varios elementos a tomar en cuenta en un análisis de reducción de costos. Por ejemplo, alquiler de oficinas y salas de reuniones, consumo de energía eléctrica, espacio para los activos, gastos de viaje, alojamiento, boletos de avión, etc., además de otros factores intangibles, como la satisfacción, la productividad y la calidad de vida del empleado.
En la práctica, según el estudio de SAP Consulting, las empresas que han adoptado el teletrabajo se han dado cuenta del beneficio real, que básicamente es retener el talento, mejorar la calidad de vida de los empleados y el aumento de la productividad. Algunas investigaciones muestran que las relaciones se vuelven cada vez más profesionales, el trabajador goza de una mejor calidad de vida, hay mayor concentración, se reduce el estrés y se vuelve más orientado a resultados, pues se reconoce solo por su rendimiento medible y no por factores emocionales.
En tanto, el reporte de Regus señala que el 76% de los encuestados considera que la alta dirección puede beneficiarse con más productividad de sus empleados si les permite la flexibilidad, y el 67% afirma que el trabajo a distancia puede ser productivo.
Sin embargo las relaciones interpersonales no pueden extinguirse. Se debe buscar un punto de equilibrio para compensar las distancias, una solución es la adopción de tecnologías para ampliar el ambiente de trabajo fuera de los límites de la oficina.
Ello implica habilitar ‘oficinas accesibles’, es decir, un escritorio físico y virtual al mismo tiempo, la combinación de una infraestructura de red para satisfacer la oficina y acceso remoto también en internet de forma segura, en cualquier lugar ya través de cualquier dispositivo.
La ‘oficina accesible’
La ‘oficina accesible’ que propone Alcatel-Lucent, se basa en una combinación de tecnologías de red y conexión inalámbrica integrada (LAN y Wireless LAN), preparadas para autenticar a usuarios internos y externos a través de Internet. Los servicios de telefonía atienden a teléfonos IP de escritorio para oficina (usuarios internos), así como teléfonos virtuales y aplicaciones en computadoras, smartphones y tablets (usuarios móviles).
En estas aplicaciones, la comunicación se realiza a través de voz y video y grupos de trabajo que interactúan a través del chat y el estado de presencia. Los empleados pueden colaborar y editar archivos durante una reunión virtual, además de usar un repositorio común. Este conjunto de servicios es conocido como comunicaciones unificadas y colaboración.
En la ‘oficina accesible’ todos los servicios son corporativos, con políticas de uso y normas de seguridad bien definidos. El área de TI tiene un monitoreo en tiempo real, informes de análisis para la toma de decisiones y herramientas de instalación automatizada para servicios de red que se puede aplicar a la calidad de servicio (QoS) de acuerdo con el perfil de usuario, sin ninguna intervención humana.
Cuando la empresa no adopta una herramienta corporativa y no da a sus empleados acceso a la tecnología adecuada, se abre la posibilidad de que los usuarios adopten sus propias herramientas, por ejemplo, las redes sociales o aplicaciones de mensajería instantánea. Es decir, el contenido de la empresa se convierte en tráfico por medios no seguros y sin ningún tipo de control; un riesgo inminente para el capital intelectual de la misma.
En conclusión, siendo la movilidad un camino sin retorno, las empresas tienen que adaptarse y ofrecer tecnologías de comunicación y de red. Así, podrán retener su talento y reducir sus costos.
La adopción del teletrabajo puede ser gradual y de acuerdo a las necesidades de negocio. Por último, está comprobado que la práctica tiene sus ventajas y puede ser una herramienta poderosa para atender a una nueva generación de empleados.
Por Rodrigo Pistori Pivetti, communications sales developer de Alcatel-Lucent Enterprise
