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Mensajería instantánea, imprescindible

Se ha vuelto una herramienta eficaz en las relaciones laborales

La mensajería instantánea es un recurso que cuenta con diversas aplicaciones de suma utilidad en nuestros tiempos. Más allá de emplearla sólo como un medio para conversar, ha demostrado ser una herramienta de suma utilidad en las compañías.

“Los mensajes instantáneos, que fueron popularizados por los adolescentes como una buena manera de conversar con los amigos, pueden, eventualmente, ganarle la actividad al e-mail como la manera preferida para una comunicación rápida e informal dentro de la oficina; especialmente cuando los adolescentes se vuelven adultos trabajadores”, comenta Eduardo Gutiérrez Gómez, director de software para IBM México.

Afirma que al igual que a los adolescentes, a los trabajadores de oficina les agradan los mensajes instantáneos por sus características de velocidad: “aproximadamente 135 millones de trabajadores hacen uso de la mensajería instantánea para conseguir respuestas rápidas a preguntas, mantener informados a colegas y determinar si alguien está disponible a ayudar o contestar”.

Incluso, agrega, equipos de salas de emergencia en hospitales usan mensajes instantáneos para mejorar los tiempos de respuesta.

Uso pleno en los negocios

La consultora Gartner sostiene que los mensajes instantáneos se usan en 70% de los negocios. “Los trabajadores también encuentran usos variados y creativos a medida que nuevos recursos son agregados, como compartir documentos, archivar mensajes, y así como con el e-mail, comunicarse entre unos y otros independientemente del programa de mensajería instantánea que está siendo utilizado”, agrega el ejecutivo de IBM.

Las empresas, dice, perciben las ventajas de productividad y alientan el uso de los mensajes instantáneos, ahora que ya aprendieron a proteger correctamente sus redes de computadoras de virus o gusanos y de programas de software destructivos, que pueden enviarse por la ventana del mensaje instantáneo para atacar.

Aclara que esto no significa el fin del e-mail, sino que “los mensajes instantáneos continúan creciendo entre los trabajadores a medida que ellos se comunican entre sí, con los clientes y proveedores”.

Más eficiencia

Para obtener mejores resultados en el uso de la mensajería instantánea en los negocios, IBM recomienda:

Preséntate. Puesto que la mayoría de nosotros tiende a usar mensajes instantáneos con colegas que conocemos bien, olvidamos presentarnos cuando comenzamos un mensaje instantáneo con un nuevo contacto. Acuérdate de decir “Hola”, y colocar algún contexto para la conversación. No confundas “presencia” con permiso. Antes de empezar una conversación a través de un mensaje instantáneo, pregunta a los destinatarios si ellos tienen un minuto para hablar contigo. Estar on-line no significa que la persona esté disponible para todos. Cuando estés en reuniones, en el teléfono o incluso en áreas abiertas, silencia o disminuye el volumen de tu computadora para que el sonido no moleste o distraiga a los otros. Mantén charlas rápidas y simples. Compórtate de manera profesional. Utiliza las alertas de “ausente” u “ocupado”, cuando no estés disponible para responder inmediatamente. Ten cuidado para no distraerte, ya que puedes confundirte y enviar un mensaje a la persona equivocada. Usa pocas abreviaciones. Guarda los mensajes que contengan informaciones críticas o útiles en una carpeta on-line.

Fuente: El Universal 

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