Los eventos virtuales son una herramienta que se ha multiplicado durante los últimos años y que es aprovechada por marcas de diversos ámbitos, como lo son entre los más destacados el marketing y la educación.
Sin embargo, el Email Marketing hace posible que eventos tanto online como offline tengan presencia en línea y puedan potenciarse en cada una de sus etapas.
De acuerdo a lo sugerido por Bizzabo, alrededor del 40% de los profesionales de Marketing considera que el Email Marketing es el medio más efectivo para promocionar eventos.
¿Por qué elegir el Email Marketing para ello?
En primera instancia, es la herramienta de Marketing con mayor retorno de inversión (ROI) del mercado. Pero, además de ello, es un medio directo y altamente flexible y personalizable para poder llegar a tu público objetivo.
Enviar emails de invitación, establecer una secuencia de recordatorios a medida que la fecha se acerque y comenzar a desarrollar medidas para establecer una relación con los contactos que han resultado de esta acción son tan solo algunas de las posibilidades ofrecidas para aprovechar tu evento al máximo.
Veamos cada una de ellas para ver qué involucran. Comencemos por el principio.
Cómo organizar la convocatoria a tu evento
El primer paso recomendado para empezar a organizar un evento es la planificación.
Establecer los canales de comunicación, de qué forma se llevará a cabo la captación de futuros asistentes al evento, con qué frecuencia nos comunicaremos hasta la llegada del evento y luego del mismo y qué valor aportaremos en el marco de esta convocatoria serán algunas de las etapas en las que deberás pensar.
Otro de los puntos destacados a mencionar también es la consistencia. Establecer una comunicación frecuente con los usuarios hará que podamos entablar una relación más cercana, hacerles saber que pensamos en ellos y, por supuesto, ¡que no se olviden de asistir al evento!
Estos son algunos de los elementos mediante los cuáles podrás articular tu estrategia:
Formulario de suscripción: puedes crear un formulario donde los interesados en participar de tu evento puedan inscribirse de forma online. Pueden publicarse por medio de landing pages, embebidas en sitios web o incluso por medio de redes sociales para aumentar su alcance.
Esto te permitirá tener un seguimiento de cuál fue la convocatoria total una vez finalizado el evento, así como también recolectar a partir de la acción una base de datos con potenciales clientes.
Email de invitación: si es que ya tienes una base de datos previa integrada por tus contactos o clientes, podrás enviarles un correo para anunciar la realización de tu evento e invitarlos a unirse.
En el mismo puedes compartir información del evento mismo, así como también datos sobre el temario, información de los disertantes, material de consulta para prepararse hasta su arribo, entre otras posibilidades.
Email de confirmación del registro: enviar un correo instantes luego de la inscripción al evento le permitirá a los usuarios tener un registro de cuándo tendrá lugar el mismo a la que podrán recurrir cuando lo necesiten. Incluso, si utilizas un formulario de suscripción en línea puede configurarse su envío automático por medio de una modalidad doble opt-in.
Envía recordatorios: de acuerdo a cuando sea el comienzo de la planificación o el anuncio del evento, podrás establecer una serie de recordatorios que se envíen con la periodicidad que desees hasta la llegada del evento para evitar que los inscriptos se lo pierdan. Automatizarlos podría ser una gran forma de organizarlos y ejecutar su envío sin perder tiempo.
Una práctica efectiva para eventos virtuales es realizar un envío a tan solo horas o minutos con el link de la plataforma en la que se desarrollará para potenciar la asistencia de forma directa.
Cómo seguir una vez finalizado el evento
Culminado tu webinar, seminario, charla, conferencia o evento presencial tendrás la posibilidad de aprovechar la base de inscritos y asistentes que ha recolectado el evento para que puedan conocer tu negocio y buscar una relación a futuro con su oferta.
En este sentido podrá ofrecerse un email de agradecimiento a quienes asistieron, o bien recordando a los inscriptos que no pudieron asistir que hemos notado su ausencia. Puede enviarse además la grabación del evento si fuera posible para poder revivir la disertación on demand o hasta una cortesía como un descuento o contenido de valor exclusivo.
Da la bienvenida a tu comunidad y establece vínculos duraderos
Por último, el incremento de tu base de contactos a partir de los inscriptos en el evento será una gran oportunidad para hacer crecer tu comunidad y los clientes de tu negocio.
Comunicarte para hacer sentir bienvenidos a los nuevos integrantes, introducirlos en qué hace u ofrece tu negocio y contarles sobre tu vinculación con la temática del evento serán importantes para establecer las bases de esa relación y así comenzar a generar el engagement que tu marca necesita para fidelizar a sus clientes.
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