La comunicación efectiva al interior de las organizaciones es un factor crítico para un funcionamiento exitoso.
Las actuales herramientas de comunicación y colaboración virtuales permiten trabajar con clientes, canales y colegas en la toma de decisiones trascendentes para las organizaciones.
A continuación se exponen 5 estrategias que mejoran la comunicación en la era digital:
- Desarrollar una estrategia de comunicación: Los directivos de las empresas deben pensar, saber y definir cómo la organización se comunicará con los empleados como parte de una estrategia; todo ello con el propósito de lograr una mejor comunicación. Esto detallará en un futuro quién necesita saber qué información; cuándo necesitan saberlo y de qué forma se les notificará. La estrategia ayudará a crear un estándar para la comunicación organizacional. Plantearse escenarios tales como ¿Cuál es la mejor forma para comunicarse los nuevos proyectos de la empresa? ¿cuándo una idea se encuentra en fase de planificación? ¿Cómo se financia? o ¿cuándo está lista para lanzarse?, se pueden resolver a través de una buena estrategia de comunicación.
- Informar oportunamente: La gestión de la comunicación al interior de una empresa debe estar a cargo de una persona o un equipo de trabajo. Como con la mayoría de los procesos definidos, la existencia de un solo elemento que se encargue de unificar los mensajes y hacerlos llegar a tiempo a todos los empleados de manera uniforme, es la mejor forma de asegurar la comunicación constante y evitar malentendidos. UC-One de BroadSoft proporciona a los empleados una comunicación rápida y eficaz entre integrantes de diferentes departamentos de la organización.
- Explicar el por qué de la información: A menudo los líderes llegan con una gran idea, la planifican, la implementan y pueden incluso comunicarla, pero quizás no piensen en explicar por qué una iniciativa en particular tiene sentido. Es altamente recomendable presentar la información de tal manera que todos los que están involucrados dentro de un proyecto se beneficien de la obtención y retención de dicha información. Aún mejor, contar con equipos de trabajo que posean el mismo sistema de creencias hará que los objetivos de la organización se alineen.
- Adecuar los mensajes: No todo el mundo recibe e interpreta la información de la misma manera. Por esta razón, se debe considerar quién será el destinatario antes de enviar cualquier mensaje. Mientras que a algunos empleados se les puede hacer llegar información detallada y técnica sobre las iniciativas empresariales, otros quedarán satisfechos con un resumen de la misma. Entender a las personas con las que nos comunicamos y saber cómo interpretan la información, ayudará a asegurar que el mensaje es recibido de la manera correcta. Por ejemplo, Team-One de Broadsoft empodera la colaboración a través de espacios de trabajo para equipos, y está totalmente integrado con aplicaciones empresariales clave. La aplicación coloca todas las tareas, archivos, mensajes y notas que un usuario de negocios necesita en un solo lugar, integrando funcionalidades como videoconferencia, llamada en un clic y pantalla compartida.
- Crear un proceso de retroalimentación: Las estrategias de comunicación rara vez funcionan bien si no se habilita un proceso de retroalimentación con todos los empleados. Esto garantiza que los mensajes se reciben tal y como se planea en todas las ocasiones. Independientemente de la estructura o los procesos, los empleados necesitan saber que sus opiniones son tomadas en cuenta, y como resultado esto ayuda a la organización a identificar áreas que pueden ser mejoradas.
En conclusión, los empleados pasan una gran parte de sus vidas en el trabajo y ayudarlos a mantenerse conectados con la misión y visión de la organización es una de las maneras de fomentar la participación. Cuanto más podamos hacer para mantener a todos los empleados informados y que se sientan parte de las decisiones de cualquier organización garantizará la consecución de los objetivos en todo momento.
Por Héctor Sánchez, Vicepresidente de Ventas para BroadSoft en Latinoamérica
