Cómo optimizar la inversión en comunicaciones estratégicas

Cómo optimizar la inversión en comunicaciones estratégicas

En la actualidad, muchos directivos de TI se enfrentan a la difícil tarea de gestionar con eficiencia su presupuesto con el reto de maximizar el rendimiento financiero de sus empresas. Aastra, empresa proveedora de comunicaciones empresariales, ha identificado las cinco claves principales para realizar una inversión eficaz en tecnología de comunicaciones que ayude a ahorrar dinero a las empresas, mediante la mejora de la productividad del personal, la reducción de costos de comunicación, la disminución de los gastos operacionales generales y, a través del uso de estándares abiertos, garantizar que los sistemas de comunicación no queden bloqueados por tecnologías patentadas.

1. Impulse la movilidad

La convergencia fija-móvil (FMC) une lo que hasta hoy eran los dos mundos separados de las comunicaciones móviles y de empresa para aumentar la eficiencia y reducir los costos.

La fuerza de trabajo móvil va en aumento y ello está impulsando la demanda para FMC. Es importante que los empleados sean fácilmente accesibles cuando se encuentren lejos de sus escritorios, con el fin de proporcionar servicios al cliente de alta calidad, mejorar la colaboración y evitar que se pierdan llamadas. A menudo, las personas tienen dos o tres números de teléfono diferentes y en ocasiones incluso más. Existen importantes beneficios derivados de tener un solo número redirigido a su opción preferida de dispositivo, puesto que no solamente puede responder mejor a sus clientes, sino que también permite un importante ahorro al contar con menos costos por redirección. Por ello, se recomienda que, ya sea una pequeña o gran empresa, examine la integración de teléfonos móviles en su PBX.

2. Permita el trabajo flexible

Si se está equipado con la tecnología correcta y ésta está fácilmente disponible, la mayoría de las tareas basadas en el conocimiento podrían realizarse igual de bien, si no mejor, desde casa. Al plantearse las opciones de trabajo flexible, las empresas deben tener en cuenta la VoIP como parte de la ecuación, para evitar los costos recurrentes asociados con los teléfonos móviles. Los trabajadores remotos pueden llegar a ser accesibles en el mismo número y disponer de las mismas condiciones que en la oficina. Las empresas también pueden beneficiarse del trabajo remoto y flexible al suponer menores costos de propiedad y energía, la generación de más motivación y capacidad de retención del personal, sin contar la disminución de las emisiones de CO2 que implica reducir el número de desplazamientos.

3. Use estándares abiertos

SIP (Session Initiation Protocol) es el estándar principal que cualquier tomador de decisión de TI debe considerar cuando tiene la intención de adquirir un sistema de comunicaciones de voz. Los equipos basados en SIP están diseñados para su fácil integración en las tecnologías del futuro, dando a las empresas la tranquilidad de que pueden seguir evolucionando y mejorando sin estar atadas y limitadas por una solución propietaria. También vale la pena considerar que las terminales SIP pueden representar un tercio de los costos de desarrollo. Por lo tanto, proteja su inversión con los teléfonos SIP.

4. Cancele viajes de negocios que no son esenciales

En este difícil clima económico es importante que estemos disponibles para mantener un diálogo constructivo con los clientes y compañeros en todo el país, y con frecuencia, en todo el mundo. La reducción de costos en viajes de negocio no esenciales no debe estar a expensas de cerrar el compromiso personal. Las empresas deberían buscar activamente soluciones alternativas de fácil uso y presencia virtual de alta calidad. La videoconferencia no sólo es rentable, sino también protege el medio ambiente. Una solución de colaboración de alta calidad con videoconferencia se puede autofinanciar si sustituyen unos pocos viajes de negocios transatlánticos.

5. Apueste por las comunicaciones unificadas

Muchas organizaciones aún se sienten inseguras ante la idea de invertir en nuevas tecnologías, pero deberían tener en cuenta que no se trata de desechar todos los equipos instalados para sustituirlos por completo. Por el contrario, las empresas pueden iniciar un proceso gradual que le permita generar beneficios inmediatos, sin necesitar una gran inversión inicial y aprovechando los sistemas de información existentes.

Cuando se busca mejorar la eficiencia de las soluciones de comunicación, las empresas también deben considerar:

Las herramientas de gestión de presencia para indicar si un compañero ya ha iniciado una llamada o una reunión, y de este modo ayudar a gestionar las llamadas de forma más eficiente. El software para compartir documentos a fin de permitir diálogos más constructivos con compañeros o clientes, incluso a distancia. Los softphones instalados en computadoras portátiles para reducir los costos recurrentes de las llamadas de teléfono móvil mientras viajan o trabajan a distancia. Las comunicaciones móviles que usan redes WiFi.

“La reducción de crédito actual implica que ahora hay menos flexibilidad en los presupuestos que antes, pero ello no significa que las empresas deban dejar de invertir en tecnología. Es fundamental que la tecnología siga siendo una prioridad principal para las empresas, ya que puede significar la diferencia entre ganar y perder clientes”, aseguran ejecutivos de Aastra Incorporated México.

Paul Rosemberg, Director Comercial de Aastra