Existen pocas dudas acerca del enorme impacto de los procesos documentales críticos a la hora de reducir los costos de las organizaciones y mejorar al mismo tiempo la eficiencia, la productividad de los empleados y la atención al cliente. En lo que respecta al flujo de información, existe la necesidad de eficientarlo y protegerlo, y es evidente que es preciso emprender más acciones. Según datos de Ricoh, el 36% de las compañías a nivel mundial admite haber perdido o traspapelado información importante, y 1 de cada 12 confiesa que no aplica ninguna medida de seguridad en la documentación confidencial de su negocio.
En este contexto, Ricoh Mexicana compañía global tecnológica especializada en equipos de impresión de oficina, soluciones de impresión de producción, sistemas de gestión documental y servicios de TI presenta el sistema integral Ricoh Output Manager que ayuda a simplificar el flujo de información, reducir los costos asociados a la impresión y entrega, la consolidación de los sistemas de gestión de producción, migración de impresoras antiguas, o recuperar los costos a través de una auditoría y la presentación de informes. Por otro lado, también permite reducir los gastos generales de administración con una escalabilidad y modularidad ilimitados. Esta suite ofrece una solución integrada a los múltiples desafíos para la administración, seguridad, auditoría y contabilidad, gestión de impresoras de escritorio, transformaciones y conversiones de documentos y la impresión de producción y de red.
Saber lo que sucede en tiempo real y con el paso del tiempo
Los administradores pueden usar Ricoh Output Manager para supervisar de forma centralizada la totalidad de las fuentes, los documentos, las actividades de gestión de documentos y los destinos. El panel de control proporciona una imagen intuitiva y en tiempo real de todo lo que ocurre en los procesos de impresión de una empresa. Además de la supervisión en tiempo real, los administradores pueden elegir ser notificados si se produce algún error mientras los documentos se reciben, convierten o enrutan.
Pueden recibir una alerta en caso de problemas con cualquier impresora. Los usuarios finales también pueden recibir una notificación sobre el estado de sus documentos. Esta notificación puede ser en forma de mensaje de correo electrónico, mensaje de texto o notificación emergente en el equipo de sobremesa.
Un beneficio importante de enrutar toda la impresión a través de Ricoh Output Manager es la completa pista de auditoría de impresión resultante. Todos los documentos, todos dispositivos y todos los clics realizados por un administrador o un usuario se registran. Determina al instante el volumen de impresión individual, detecta abusos, ineficacias y cuellos de botella, quién imprime y a qué dispositivos se envía la impresión. Tanto si se necesita realizar un seguimiento de dónde se imprime un documento (ya se cree mediante impresión tradicional o a color), cuántas veces se atasca una impresora o qué proceso de flujo de trabajo se ha iniciado en un momento determinado, el registro de auditoría de Ricoh Output Manager proporciona las respuestas.
Captura todo tipo de archivos
Esta solución es compatible con una amplia variedad de métodos de entrada para la recepción de documentos. Independientemente de la fuente de la aplicación, Ricoh Output Manager recibe todas las propiedades de los documentos disponibles (encabezados, vales de trabajo, etc.) y los asigna a las propiedades de documentos para admitir un flujo de trabajo basado en información específica del trabajo. Independientemente de dónde se origine la información, es posible recibir archivos sin problemas gracias a las numerosas opciones de entrada del producto. Los archivos pueden enviarse a múltiples destinos como:
- Carpetas de red
- FTP
- Correo electrónico y fax
- Web
- CD/DVD
- COLD/ERM
- Impresoras de red
- Dispositivos multifunción
- Impresoras de hojas y de papel continuo
Por último, la consola de Ricoh Output Manager, que es la interfaz de usuario principal para administradores, operadores y personal del servicio de asistencia, puede utilizarse en un número ilimitado de equipos. Los servicios de Windows que forman el núcleo de Ricoh Output Manager se pueden instalar en varios equipos para obtener un proceso de ampliación que proporcione un funcionamiento fiable en los entornos de mayor tamaño. La suite ha sido diseñada para funcionar en plataformas virtuales como VMware, Citrix o cualquier otro entorno virtual. Aparte es una aplicación compatible con clústeres. Se puede instalar en sistemas en clúster, con lo que se obtiene el tiempo de actividad y la redundancia típicos de esos entornos.
