Para crecer e incluso para sobrevivir, las Pequeñas y Medianas Empresas (pymes) necesitan aprovechar el avance constante de las tecnologías de información. Uno de los elementos que deben considerar es el de las tecnologías de Comunicaciones Unificadas y las herramientas de Colaboración, las cuales influyen directamente en la productividad, la eficiencia y la mejora de los procesos.
Desde inicios de este siglo, las Comunicaciones Unificadas han evolucionado de una forma constante y acelerada. De ser simplemente una tecnología de voz sobre IP con la promesa de disminuir costos, se han convertido en una estrategia de negocio para lograr el éxito.
Las Comunicaciones Unificadas y las herramientas de Colaboración ofrecen una amplia gama de tecnologías, entre las que destacan: Mensajería Instantánea, Mensajería Unificada, Mensajería Integrada, Servicios de Presencia, Conferencias Web, Conferencias de Audio, Conferencias de Video, Telefonía (voz) IP, Aplicaciones de Redes Sociales Empresariales, entre otras. Estas herramientas se pueden desplegar a través de diferentes dispositivos de comunicaciones y sistemas operativos, garantizando las estrategias de Movilidad de las organizaciones o las preferencias en movilidad de los usuarios, como dicta hoy la tendencia de mercado Bring your Own Device (BYOD).
Estas tecnologías y herramientas de colaboración permiten volver más ágil el trabajo y tomar decisiones de manera rápida, eficiente, dinámica y flexible, en cualquier lugar y en cualquier momento.
Si bien los usuarios son el centro de las comunicaciones en las empresas y desempeñan un papel fundamental en la productividad, las áreas de TI han evolucionado para convertirse en un elemento crítico para el éxito de las organizaciones: por un lado, al establecer las estrategias para el despliegue eficiente, seguro y controlado de las aplicaciones de negocio y comunicaciones para la productividad de los usuarios y, por otro lado, para tener la habilidad de alinear los procesos críticos del negocio con las prioridades. Esto es de suma importancia, ya que sin esta alineación, no importa cuánto dinero se invierta en tecnologías de información, la empresa no va a ver los resultados de su inversión en que se traduzcan en aumento de ingresos, expansión de su negocio, disminución de costos o cualquiera que sea su prioridad a corto, mediano y largo plazo.
Para poner un ejemplo concreto, veamos un despacho de abogados en expansión con diversos litigios laborales y civiles. El despacho necesita oficinas en las ciudades de México, Guadalajara y Monterrey. Su acelerado crecimiento, con más casos que litigar y un negocio en plena expansión, lo obliga a invertir en tecnologías de información que le permita acelerar y mantener sus actividades, pero con el control y alineación de sus prioridades de negocio.
Una de las virtudes y ventajas competitivas de este despacho es resolver los casos en forma ágil, para lo cual cuenta con una combinación de abogados recién egresados y experimentados. Su fórmula consiste en poner a trabajar a los jóvenes en los casos hasta que lleguen a una etapa en la que los abogados experimentados se meten de lleno a resolverlos. Esta dinámica ha generado buenos frutos y una sana competencia interna y, con la expansión de su negocio, necesitan herramientas de comunicaciones que permitan la colaboración entre los diferentes abogados distribuidos en tres ciudades. Las herramientas de IT les permiten comunicarse e interactuar a larga distancia, no solamente con mensajería instantánea y servicios de presencia para alguna consulta rápida, sino también escalar a sesiones de voz, video y compartir en tiempo real un documento en sus PC, laptops o tablets, mientras toman decisiones, hacen cambios y/o modificaciones al mismo. Este proceso acelera la resolución de casos, permite atender a más clientes y de este modo expandir el negocio.
En resumen, las comunicaciones unificadas son un factor clave para el desarrollo de las pymes, ya que permiten resolver casos de una forma rápida y favorable y ampliar el negocio con más contratos y mayores ingresos. El proceso consiste en poner a colaborar a los diferentes abogados nuevos y expertos, distribuidos en las tres ciudades, en las resoluciones de los casos.
A través de las herramientas de Comunicaciones Unificadas (Mensajería Instantánea, Presencia, Voz IP, Video y colaboración Web) cualquier proceso se vuelve mucho más eficiente y con ello se logra una mayor productividad. Esto implica para la pyme mayores ingresos y, al mismo tiempo, mayor eficiencia operativa, al no tener que viajar entre distintas ciudades para la resolución de los casos. De esta forma podemos ver claramente como las Comunicaciones Unificadas ayudan a lograr los tres factores críticos para las empresas: productividad, eficiencia y procesos.
