Ante la explosión del coronavirus, las organizaciones están implantando el teletrabajo, para lo cual se requieren dispositivos, aplicaciones tecnológicas y nuevos procedimientos.
He aquí algunos de ellos:
Dispositivos
Por principio, se requiere de una computadora suficientemente potente. La posibilidad más recomendada para las tareas es implementar una conexión VPN (Virtual Private Network) para crear una red local sin necesidad de que sus integrantes estén físicamente conectados entre sí, sino a través de Internet.
El acceso abierto a la red propia de una empresa a través de Internet no es aconsejable desde el punto de vista de la seguridad, dado que incluso si el acceso está protegido con una contraseña, esta podría ser detectada en un punto de acceso WiFi público, por ejemplo.
Una red VPN, en cambio, reduce el riesgo, ya que permite proteger el acceso de una conexión cifrada, de modo que el trabajador tendría el mismo acceso que si estuviera presencialmente en la oficina.
Comunicaciones
Las comunicaciones resultan fundamentales en estas circunstancias. Para ello, el mercado ofrece diversas herramientas que facilitan el contacto presencial.
Una de las más extendidas es Slack, una plataforma que permite crear chats de grupos –uno por cada departamento o sección–, intercambiar documentos e incluso hacer conferencias con video.
Está pensado para intercambios de información rápidos que necesiten llegar a mucha gente sin tener que crear una nueva conversación para cada pequeño asunto. Permite, además, la integración de Google Drive, HubSpot, Twitter, Dropbox o Skype. Microsoft cuenta con su herramienta Teams.
Existen otras opciones, como Spike, que no requiere crear una cuenta y trabaja sobre la propia cuenta de correo electrónico. Rocket Chat es una alternativa gratuita a Slack de código abierto. Este software de mensajería se lanzó en 2016 y cuenta con numerosos miembros dentro de la comunidad de desarrolladores de GitHub.
Administración
La comunicación no lo es todo, también tenemos que gestionar de alguna manera el flujo de trabajo. Hay herramientas de gestión de proyectos como Asana que permite compartir y almacenar información en línea, crear tareas o enviar y recibir feedback. También están GoogleApps, un conjunto de aplicaciones cloud ideadas para el trabajo en línea.
Trello es otra de las alternativas preferidas. Es un software y una aplicación para móvil basado en el método Kanban, un sistema japonés que propone ir paso a paso: tarea propuesta, tarea en ejecución, tarea ejecutada. Funciona bajo un modelo Freemium y funciona a partir de tableros y tarjetas.
También será necesario llevar un control de los horarios. Para eso pueden ser utilidad herramientas como Toggl, que sirve para apuntar las horas de trabajo, analizarlas y organizarlas si alguien está desbordado. Para controlar el horario también sirve Cucurent.
Para cuando se hagan necesarias las reuniones, la herramienta más usada para encuentros y entrevistas de trabajo a distancia sigue siendo Skype, propiedad de Microsoft, si bien comienzan a imponerse otras alternativas como Hangouts, Jordi, ooVoo, Zoom Meeting y Meet de Hangouts.
Existen tecnologías como las que ofrece Virtway, una empresa española que crea mundos en 3D con realidad virtual para llevar a cabo cursos de formación o celebrar una conferencia con compañeros de cualquier parte del mundo sin abandonar el puesto de trabajo.
Procedimientos
Mucho más importante que la tecnología que se use, son los procedimientos que se siguen, según apuntan todos los expedientes. Entre los factores claves están en la gestión de los horarios y tiempos con los trabajadores.
Es necesario encontrar momentos para las labores individuales y grupales, la medición del rendimiento de los empleados con el equipo de trabajo y el establecimiento claro de las tareas que corresponden. Pero también los tiempos límite para llevarlas a cabo y las reglas que deben acatar los miembros de cada grupo. Por lo general, las tareas remotas se asignan por objetivos.
Los expertos, además, recomiendan la presencia del llamado e-líder (el jefe virtual), cuya tarea será diseñar, planes, delegar, comunicar, gestionar el trabajo y evaluar resultados. La alternativa sería que la distancia implique que cada empleado trabaje a distintas velocidades o con distintos criterios.
Por lo general, conviene que el teletrabajador separe los espacios de convivencia familiar con su responsabilidad laboral, de modo que se logre n establecer límites entre el trabajo y lo personal.
