En el esfuerzo global para proteger el medio ambiente, la utilización de aplicaciones para administrar el uso del papel tiene además importantes beneficios de orden financiero, funcional y operativo para las organizaciones.
Entre las ventajas inmediatas que tiene el uso digital en la administración del papel, particularmente en su almacenamiento, está la seguridad, ya que está respaldada y a salvo de incidentes como robo o incendio.
Por otra parte, la posibilidad de que los empleados tengan acceso a la documentación, incluso de manera simultánea y en cualquier lugar en el que se encuentren, fomenta la colaboración dentro de las organizaciones.
La utilización de tecnología digital en los documentos permite producirlos y enviarlos en tiempo real a cualquier distancia o dispositivo, con lo cual se gana en eficiencia y costos respecto a lo que implica el manejo del papel.
Una gran cantidad de funciones y actividades de orden administrativo que se desarrollan con el empleo de papel podrían migrar a un ambiente digital, que además supondría un valioso aporte a la protección del ambiente.
Según un estudio realizado en Estados Unidos, se estima que las empresas en este país gastan en torno a los 8,000 millones de dólares en el empleo del papel, imprimiendo documentos de toda índole, ya sean facturas, comprobantes, etc.
Algunas de las apps que resuelven la utilización del papel empleando solamente el móvil, son:
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CamScanner
La idea es muy simple: utilizar la cámara del martphone o tablet para escanear los recibos, facturas y todos los documentos que nos llegan en papel. Basta con colocar el documento sobre un fondo oscuro y la aplicación hará el resto.
Disponible para iOS, Android y Windows Phone
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OneDrive/Dropbox
El escaneo de documentos poco aportaría si no se cuenta con un repositorio en el cual almacenarlos y compartirlos. En este caso, OneDrive (de Microsoft) y Dropbox pueden ser alternativas excelentes, que cuentan además con aplicaciones móviles de gran calidad.
La idea es exportar el documento escaneado y de ahí compartirlo o simplemente almacenarlo.
OneDrive, disponible para iOS, Android y Windows Phone
Dropbox, disponible para iOS, Android y Windows Phone
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Abbyy CardScanner
Con respecto a las tarjetas de visitas, esta aplicación permite tomar una foto de la tarjeta y el software se encargará, empleando el reconocimiento óptico de caracteres OCR, para extraer los datos relativos al contacto y si así lo deseamos, añadirlo a nuestra agenda, con la ventaja adicional de que la aplicación puede completar los datos de ese contacto obteniendo información de sus perfiles en LinkedIn y Facebook.
Disponible para iOS, Android y Windows Phone
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Evernote y OneNote
Evernote ha sido una de las primeras startups que hizo la guerra contra el papel, pero la evolución de OneNote de Microsoft ha abierto muchas posibilidades.
Con ambas se pueden tomar notas y organizar las carpetas, añadir fotografías e incluso dibujar con el dedo. La principal ventaja es que se puede exportar la información a cualquier otra aplicación o contacto empleando un hipervínculo que la genera.
Evernote, disponible para iOS, Android y Windows Phone
OneNote, disponible para iOS, Android y Windows Phone (ya preinstalada)
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Con información de El País
