La tecnología colaborativa ha venido ganando relevancia en los últimos meses por muy buenas razones. Por un lado, los estudios muestran que una vez probado el buen retorno de la inversión en tecnología y servicios, el fenómeno de la colaboración impacta directamente en el desempeño del negocio. Por otro lado, la penetración de tecnologías personales de comunicación, redes y movilidad ha repercutido en una generación de profesionales y clientes con mayores expectativas: quieren mayor atención, respuestas inmediatas y conectividad permanente.
Las empresas también están enfrentando la necesidad de mantener unidos a sus empleados, proveedores, clientes y colaboradores sin importar en qué parte del mundo estén, asegurando que sus interacciones sucedan de manera constante, de tal suerte que la productividad no disminuya.
Ante este contexto, no basta ya contar con teléfonos, servicios web y tecnología de videoconferencia, ya que si bien estas herramientas proveen de lo básico para mantenerse en contacto, la coyuntura obliga a las corporaciones a pensar en plataformas más robustas. Es decir, las comunicaciones unificadas.
Esta tecnología simplifica considerablemente la forma de compartir la información y mejorar la colaboración dentro de las organizaciones y con todo el ecosistema: clientes, socios y proveedores, que al combinar todas sus interacciones en una sola interfaz intuitiva para el usuario y fácil de gestionar para el administrador, mejorará la forma en la que se colabora.
El beneficio es dual: por una parte, se desarrolla mayor capacidad de respuesta proporcionando niveles de servicios cada vez más elevados, y por otro lado se logra reducir los costos operativos.
“Tomar decisiones de manera más ágil permite aprovechar las nuevas oportunidades de negocio, mejorando tiempos de respuesta, reduciendo la necesidad de algunos viajes e incluso utilizando menos energía con lo que se reduce el impacto ambiental de las operaciones de la empresa”, señaló Alberto Cárdenas, Director del área de Ingeniería y Desarrollo de Soluciones en Siemens Enterprise Communications.
Cárdenas comentó que usan estándares abiertos para integrar perfectamente nuestras soluciones de comunicaciones integradas con otras plataformas y aplicaciones. Este enfoque de Open Communications es fundamental para facilitar su uso e impulsar la adopción de las herramientas.
Por otro lado, aseveró que una plataforma de comunicaciones unificadas adecuada a las tendencias actuales debe tener un retorno de inversión demostrable y ser confiable desde el punto de vista tecnológico, pero sugirió a los CIO no olvidar que el lado humano también es fundamental.
En opinión de Cárdenas, la plataforma debe cumplir con las siguientes características:
- Integración: Ofrecer un modelo de presencia que, además de dar acceso a mensajería instantánea y a teléfonos fijos o móviles, en oficina o en cualquier lugar, debe convivir de manera transparente con aplicaciones como Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes, SalesForce, SAP, etc. y ser capaz de consolidar presencia a través de todos los formatos voz, correo y redes sociales.
- Movilidad: La herramienta debe estar accesible desde una PC de escritorio, pero también desde un teléfono inteligente, así como desde la sala de juntas, una laptop o una tablet. Las funcionalidades deben generar una experiencia satisfactoria desde cualquier dispositivo. Es un reto, pero permite reducir costos de manera muy efectiva.
- Seguridad: La empresa necesita mantener un control de los archivos que se comparten entre sus empleados; ante los potenciales riesgos de seguridad, la plataforma de comunicaciones unificadas debe proporcionar variables de contexto y buenas políticas de gobernabilidad. Es muy importante que los departamentos de TI participen tecnológicamente, pero también es importante capacitar al personal sobre las implicaciones humanas.
- Escalabilidad: La adopción de infraestructura tecnológica tiene sus curvas de aprendizaje y es necessario prestar atención a estos procesos, que no pueden detenerse una vez que se dominaron. La empresa debería ir un paso adelante considerando proyecciones a futuro, que tengan en cuenta las necesidades de las redes cuando la empresa vaya creciendo.
- Adopción: Los usuarios de la tecnología deben abrazarla. Algunos podrían encontrar difícil adaptarse a las innovaciones. Para evitar cuellos de botella es necesario involucrarlos y estimular la adopción de la plataforma; habrá quienes podrán usarla de inmediato, pero otros requerirán motivación y capacitación adicionales.
